近年来，随着社交媒体的日益普及，政府采取严格措施对企业进行监管也就不足为奇了。
社交媒体现在构成了官方业务记录，这意味着公司必须关注他们在个人资料上分享的信息。
这对于受监管行业的企业来说尤为重要，在这些行业中，社交媒体合规不足可能导致数据泄露、巨额罚款和声誉受损。
为了避免这些陷阱，同时又能从拥有社交媒体中获益，企业开始投资于社交媒体归档。
在本文中，我们将探讨什么是社交媒体归档以及如何使其为您的企业服务。
社交媒体如何影响监管合规？
由于受监管行业中企业的性质及其影响力，监管合规受到了极大的重视。
特别是在社交媒体方面，存在各种各样的数据，如帖子、评论、照片和消息等，这些数据分布在Facebook、Twitter、Instagram等多个平台上。
社交媒体在三个关键领域产生影响，这也是合规至关重要的原因：
- 数据隐私与安全——由于受监管行业处理客户的敏感数据，或者政府处理公民数据，他们必须遵守严格的GDPR和HIPAA法律。这些法律帮助组织处理在其社交媒体上共享的数据，并防止任何私人信息被用于不当行为。
- 记录保存与透明度——受监管行业的组织通常需要对其通信进行数据维护和记录保存，这包括社交媒体上发生的任何事情。对于法律或隐私违规情况下的任何类型的数据请求，这种数据归档都是强制性的。
- 声誉管理——社交媒体上的错误信息或不当内容可能会损害组织的声誉，而在受监管行业中，信任是至关重要的，因此声誉管理尤为重要。
9000多项监管法规表明了社交媒体在受监管行业趋势的复杂性。
然而，即使有如此多的监管法律，受监管行业中只有不到20%的组织真正遵守这些法律。（2018年的事实表明，金融公司因违反FINRA规定被罚款总计6100万美元）。
其中一个最普遍的原因是他们忽视了对社交媒体数据的归档。
归档社交媒体数据意味着什么？
社交媒体数据归档是系统地捕获、索引和存储社交媒体数据，以备将来参考和合规之用的过程。
社交媒体归档旨在捕获不同类型的社交媒体数据，如帖子、消息、评论和点赞等，并将其长期存储。
在大多数情况下，社交媒体归档由社交媒体归档解决方案处理，该解决方案为组织提供保持合规所需的所有必要功能。
社交媒体归档的三个最重要部分是：
- 内容捕获——归档工具需要自动捕获所有社交媒体数据，无一例外，涵盖您组织指定的每个社交媒体平台。
- 时间戳和元数据——捕获的数据必须保持原始状态，不能被编辑或删除。如果数据被编辑，归档必须创建一个单独的编辑副本，并带有编辑的时间和内容的时间戳。
- 搜索和检索——能够执行复杂的社交媒体数据搜索并轻松找到所需数据。由于许多法律允许个人提出数据请求，这些功能将加快您的处理过程。
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为什么社交媒体归档很重要？
社交媒体覆盖面广，有助于员工更好地完成任务、洞察市场趋势以及与同行交流。
但另一方面，LinkedIn上的一条不当评论，或者Facebook上包含敏感信息的帖子，无论其是从公司账户还是私人账户发布的，都可能被成千上万的人和媒体看到，从而严重影响您的业务。
曾经有员工通过LinkedIn消息进行骚扰、意外或故意泄露有关正在开发的产品功能的敏感信息，或者通过公司聊天平台发泄不满并抨击雇主的案例。
所有这些帖子都可以被迅速删除，这使得法律和人力资源部门在诉讼和电子发现过程中缺乏关键证据。
因此，为了保持安全和受到保护，您需要在企业中建立社交媒体归档实践。通过这种方式，您将确保所有重要信息都得到保护，并拥有足够的证据满足监管要求。
如何在从社交媒体获益的同时保持合规？
很明显，您的组织需要社交媒体来保持相关性、实现增长并与受众交流。
Facebook和LinkedIn上的评论、Twitter上的提及以及Instagram上的帖子，都是您可以获取新客户并与他们交流的地方。
但是，虽然社交媒体正越来越多地被用于改善业务和与公众沟通，组织遵守监管要求至关重要。
否则，他们可能面临巨额罚款和业务声誉受损的风险。
以下是确保您的企业合规的方法：
配备适当的社交媒体归档解决方案
如前所述，大多数合规罚款的发生是因为组织缺乏适当的社交媒体数据归档。
即使有了归档工具，大多数工具也不是为捕获实时内容而设计的，这本质上使公司无法防范企业和监管不合规的风险。
为确保数据得到适当捕获和存储，投资于具有实时捕获和存储功能的强大社交媒体归档解决方案。
该解决方案必须存储来自多个渠道的所有社交媒体数据，并将其保持原始状态，防止被篡改。
您选择的社交媒体归档工具还需要具备高级搜索功能，以便在电子发现案件、不当行为或公众请求的情况下，能够找到您需要的数据。
在几分钟内保留、搜索和生成社交媒体记录。
下一代云社交媒体归档解决方案已经问世。
制定有效的社交媒体合规政策
在选择了合适的解决方案之后，您需要决定如何处理数据以保持合规。
您的社交媒体合规政策需要包括：
- 您将归档哪些社交媒体平台？
- 您将归档哪些社交媒体数据？
- 您的数据保留政策将是什么样子的？
- 谁将管理您的归档？
- 电子发现流程如何运作？
- 您将如何迭代您的合规政策？
回答这些问题将为您的企业及其合规需求制定正确的规则和流程。
制定政策后，您需要告知员工并对他们进行培训，让他们了解数据是如何被保留的，以及他们在合规中扮演的角色。
监控以获取洞察
社交媒体监控策略确保您的法律和人力资源部门能够及时了解工作中潜在的风险行为。
防止分享可能损害您品牌的敏感信息，并识别通过社交媒体披露、骚扰或不当行为忽视最佳实践或违反公司政策的员工。
借助全面的社交媒体归档工具，您可以轻松搜索可能导致不当行为或骚扰的信息，甚至可以通过设置关键词监控提前通知您潜在的危险。
通过实施全面的社交媒体归档和监控策略，您将确保能够控制风险，并利用社交媒体的优势来拓展业务。
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避开社交媒体合规雷区
假设您的公司卷入了一起涉及员工与消费者在Facebook上发生骚扰事件的法律诉讼。
为了证实证据，律师或法院可能会要求您提供与案件相关的电子存储信息。
如果您没有保留不可更改的、带时间戳的社交媒体记录，您可能会因缺乏监管和企业合规而面临高额罚款，还可能面临证据销毁和声誉受损的指控。
通过制定完善的社交媒体管理策略和政策，包括对社交媒体内容的归档和监控，您可以确保企业和监管合规，并保护其信息安全。
这有助于保持安全，并预先管理社交媒体通信带来的潜在风险。
结论
社交媒体为您的企业提供了许多好处，但在有如此多法律和法规的受监管行业中，使用社交媒体却很棘手。
只需一次失误，您就可能陷入诉讼和巨额罚款的困境。
这就是为什么了解如何归档社交媒体数据是遵守法规的关键。
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