移动设备无处不在。我们在等待早班通勤时用它消磨时间，用它预订航班、点餐、付款，还能在外出时处理工作。
难怪75%的美国员工会将手机用于工作。
员工们通过手机处理工作和进行沟通，这加快了决策速度，也让人们更易于联系。
但将移动通讯用于商业目的存在巨大风险，这让许多企业始料未及，并因此陷入诉讼和面临罚款。
今天，我们来探讨一下移动归档以及如何克服使用移动设备所带来的风险。
我们先从一些背景知识说起。
短信归档为何重要
2018年5月，移动即时通讯应用WhatsApp的日消息发送量创下650亿条的纪录。
而如今，日消息发送量纪录已超过1000亿条。
和WhatsApp一样，短信最初并非为商业用途设计，但如今其地位已能与许多专为商业设计的服务相抗衡。
相关统计数据显示，数百万员工和企业依靠短信进行沟通和开展工作。
原因何在？因为短信发送快捷，只需几秒钟，而且比打电话耗时少得多，其打开率和回复率也高于电子邮件或其他商业通讯工具。
这一切导致大量业务关键数据，而且往往是机密数据，存放在公司配发或个人的设备上。
考虑短信归档变得越来越重要，因为有多项法规要求组织保留移动通讯记录并能够提供这些记录。
已有数千起案例表明，企业因未充分归档短信而面临法律后果。
而且，当涉及移动通讯时，个人通讯和工作通讯之间的界限变得模糊，追踪和监管业务通讯从未像现在这样困难。
这使得短信和移动内容归档成为所有在医疗、政府、金融或教育等受监管行业工作的组织的必备做法。
归档短信时会发生什么
借助现代移动消息归档解决方案，归档是自动进行的，每一条新发送或接收的消息都会被归档。
当捕获到新的通讯记录时，它会被编入索引并安全地存储在归档数据库中。
每条消息都与其元数据一起存储，包括发送时间、确切的发送内容以及发送者/接收者身份。
当你归档一条短信时，它的副本会被单独存储。这意味着它无法被删除或编辑，而合适的工具能让你轻松搜索所有归档消息的内容。
归档短信与合规：协同工作
大多数组织都清楚电子邮件归档的监管需求，但只有少数组织意识到他们还需要归档其他内容。
最近的研究表明，只有50%的工作生成内容被归档。
为什么会这样？
过去，只有电子邮件通讯需要归档，但从那以后，许多法规更新已将社交媒体和移动通讯纳入其中。
现在，美国和欧洲的所有主要法律、法规和监管机构都将通过手机进行的与工作相关的内容视为有效的业务记录。
有许多监管机构和法规对通讯进行规范，并要求监控和保留所有电子通讯，包括移动消息和语音邮件。
这些法规包括：
- 《萨班斯-奥克斯利法案》（SOX）
- 金融业监管局（FINRA）、美国证券交易委员会（SEC）
- 《格拉姆-里奇-比利雷法案》（GLBA）
- 《多德-弗兰克法案》
- 《健康保险流通与责任法案》（HIPAA）
- 《健康信息技术促进经济和临床健康法案》（HITECH）
- 《 Markets in Financial Instruments Directive II》（MiFID II）
- 《通用数据保护条例》（GDPR）
- 以及像《信息自由法》（FOIA）、《联邦信息安全管理法案》（FISMA）或《联邦民事诉讼规则》（FRCP）这样的公共记录法案。
这些法规的具体内容因行业而异，但目的是相同的——组织必须保留移动记录，供相关监管机构可能进行的审查，否则将面临罚款和处罚。
用这些术语来表述，情况似乎很简单，但对许多企业来说，日常实际情况可能有所不同。
随时可能面临突击审计，这会给任何未做好准备的企业带来负面后果。
事实是，无论进行何种类型的审计，无论对保留、格式和存储有何种具体要求，处于受监管行业的企业必须每天处理好数据保留问题才能取得成功。
但短信和移动通讯归档不仅仅是为了合规。
超越合规：短信归档的三个原因
电子发现
当涉及诉讼和记录请求时，电子发现是在所有通讯数据中快速找到信息的关键。
但随着移动通讯的兴起，通过移动设备交换的大量数据未被捕获，因此无法被发现。
这些对话仍被视为业务记录，可能包含有价值的敏感信息，可在合同违约、工作纠纷或不当行为案件中作为证据使用。
移动和短信归档让你能够将所有消息和语音笔记捕获到一个地方，并使用内置的电子发现工具轻松找到它们，使你能够对特定数据实施法律保全或防止其被篡改。
业务洞察
组织现在利用其归档数据的目的远不止于合规和法律发现。
随着企业重视改进、监管和主动归档，信息治理和宝贵数据的保护在企业中变得更加重要。
一个好的归档解决方案会有完善的选项，让你能够从归档数据中进行分析并得出结论，提取对整个组织有益的信息。
将归档视为战略性业务资产，而不是仅在紧急情况下使用的工具，能让你对组织有独特的洞察，并改善所有部门的数据管理。
CYOD——即将出现的新趋势
过去，自带设备（BYOD）是常态，员工使用自己的手机处理工作，但这导致了业务通讯和个人通讯的混合。
最近，自选设备（CYOD）成为一种新现象，这让组织能更好地控制员工使用的移动设备。
自选设备模式要求员工从有限范围的设备中选择（例如，允许使用苹果设备但禁止使用安卓设备），或者将手机的使用限制在工作活动范围内。
这使得组织需要担心和归档的通讯渠道更少，并且能更灵活地选择支持其设备的归档解决方案。
通过短信归档克服风险
确保移动设备合规使用的第一步是明白合规和归档都是持续存在的问题。
这包括实施清晰的通讯和归档政策，并在全公司范围内培养对正确业务记录管理重要性的认识。
你需要解决以下问题：
- 你使用哪些移动渠道和应用进行通讯？
- 哪些渠道禁止用于商业目的？
- 使用这些渠道会有什么后果？存在哪些危险？
- 谁将负责监督这些准则的合规情况？
- 将通过这些渠道交换什么样的信息？
然而，了解归档和监管需求的持久性只是第一步。
单靠归档并不能保证有一个经济高效、合规且有用的归档系统。虽然有 awareness 是个好的开始，但不应是你努力的终点。
企业必须考虑自身的独特需求，并探索归档解决方案以找到最适合的方案。
如何找到合适的移动归档解决方案？
为你的组织找到最佳的移动归档解决方案取决于许多因素，第一个因素是——你的组织是否已经在归档电子邮件？
如果你已经在归档电子邮件或社交媒体，那么找到一个能作为现有归档设置附加组件的移动归档解决方案是最有利的。
实际上，企业通常有一系列数据归档和保护解决方案——其中大多数不能很好地协同工作。
但这会导致多个单一渠道在不同的存储设备上归档数据，它们之间没有任何关联。
一个全面的一体化解决方案将让你能够淘汰许多单一渠道，转而创建一个单一的归档点。
像这样的全面归档解决方案能让你：
- 从多个渠道（电子邮件、移动设备、社交媒体等）归档数据。
- 合规部门只需通过一个界面操作，更加轻松。
- 在一个地方管理你的保留政策。
- 轻松同时搜索所有通讯渠道。
- 由于只需要一个解决方案，降低成本。
寻找合适的归档解决方案时，另一个因素是数据安全性和多功能性。
你的归档需要是安全的，并有多种存储格式，以满足监管机构的要求。
在功能方面，至关重要的是你的消息要以一次写入多次读取（WORM）格式归档，这能防止数据篡改。
最后，寻找能让你的搜索和电子发现工作变得轻松的解决方案。
你的归档解决方案需要具备高级搜索功能，能够结合各种搜索条件快速找到通讯数据。
诸如邻近搜索、编辑、关键词搜索和关键词监控等功能是任何现代归档解决方案的必备功能。
结论
采用移动归档的主要理由是，它能让工作场所的消息传递无后顾之忧，同时提高员工的 productivity和协作能力。
移动归档满足所有合规法律和电子发现要求，降低了各种法律风险。
所有这些都使得在你的组织中配备移动归档解决方案成为必然，无论是为了监管合规，还是为了它所带来的所有好处。
借助Jatheon的移动通讯归档解决方案保持合规。自动捕获短信、彩信、通话、聊天和语音邮件等数据。轻松找到你要找的消息，并在一个平台上管理所有归档需求。
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