Google Drive 是一款被广泛使用的云存储平台，但受监管行业的组织通常需要长期归档解决方案。
合规要求、法律义务和内部治理政策规定，某些文件必须予以保留，即使用户会随时间删除或修改它们。
本指南涵盖：
- 归档 Google Drive 的重要性
- 涉及的挑战
- 在不干扰工作流程的情况下确保合规性和数据保留的方法。
为什么需要归档 Google Drive？
组织使用 Google Drive 进行实时协作，但这带来了数据管理方面的挑战。如果没有结构化的归档系统，文件可能会丢失、删除或在无记录的情况下被更改，从而导致合规风险和法律问题。
归档 Google Drive 的必要性如下：
- 法规合规——医疗（HIPAA）、金融（SEC、FINRA、SOX）和教育（FERPA）等行业有严格的数据保留要求。
- 法律和电子取证准备——法院可能在诉讼或审计中要求提供文件的历史记录。
- 数据保护——确保即使员工离职或故意删除关键数据，文件也能得以保存。
- 存储管理——可将较旧或不活跃的文件移至归档，以减少活跃存储中的杂乱。
- 内部治理——帮助 IT 和合规团队对业务关键信息进行监管。
归档 Google Drive 的挑战
由于文件的存储、共享和修改方式，归档 Google Drive 比归档电子邮件或结构化数据库更为复杂。
与捕获每封发送或接收的电子邮件的传统邮件归档不同，Google Drive 文件是动态的——员工可以实时编辑、删除和共享它们。这给需要为合规、法律或业务连续性目的保留数据的组织带来了若干挑战。
用户控制的删除
最大的挑战之一是个人用户对其文件有控制权。员工可以：
- 从其 Drive 中永久删除文件，绕过传统的备份机制。
- 修改或覆盖文件，而不留下可审计的记录。
- 从共享文件夹中移除文件，使其对其他人不可访问。
除非组织有集中式归档系统，否则如果用户删除或修改关键业务记录，这些记录可能会丢失。这可能带来重大的合规风险，特别是在需要长期保留数据的受监管行业中。
版本控制问题
Google Drive 包含版本历史记录，允许用户查看和恢复文件的先前版本。然而，此功能并非真正的归档解决方案，因为：
- 用户可以手动删除文件版本，使其无法恢复。
- Google Drive 仅为特定文件类型（文档、表格和幻灯片）保留版本历史，而其他文件类型（如 PDF、图像、视频）可能没有完整的版本控制。
- 如果文件被永久删除，其整个版本历史也会消失。
这意味着，依赖 Google Drive 的原生版本控制来满足合规或法律取证需求的组织，其记录可能存在缺口。
有限的原生保留功能
Google Drive 是一款用于文件协作的灵活云存储解决方案。Google Vault 是 Google Workspace 的一个模块，用于长期数据保留、电子取证和法律保护的合规工具。
尽管 Google Vault 提供了一些保留政策，但它并非专门的归档工具。其局限性包括：
- 无自动版本保留——无法捕获文件随时间发生的所有更改。
- 对已删除文件无完整索引——如果文件被删除且未应用保留规则，可能无法恢复。
- 有限的搜索和检索功能——在 Google Drive 中搜索旧文档时，Vault 可能较为繁琐，特别是对于拥有大量文件历史的大型组织而言。
需要防篡改、具有法律可辩护性的归档的组织，必须借助专门的第三方归档解决方案来补充 Google Vault。
大量数据
Google Drive 是一个高度协作的平台，这意味着文件会不断被创建、编辑和共享。组织可能需要处理：
- 分布在多个用户账户中的数百万个文件。
- 重复和冗余的数据，使存储管理变得困难。
- 不断增长的存储成本，因为不活跃或过时的文件会占用空间但仍可访问。
管理这种规模的数据需要自动化归档解决方案，该解决方案能够根据合规要求对文件进行过滤、分类和保留，同时避免不必要的存储费用。
文件共享和外部访问
Google Drive 使文件共享变得容易，但这会使归档工作变得复杂。挑战包括：
- 跨用户共享文件——如果员工离职，他们与他人共享的文件如果没有正确归档可能会消失。
- 外部协作者——与外部方（供应商、合作伙伴）共享的文件可能未包含在组织的保留政策中。
- 权限变更——如果访问设置发生变化，归档记录可能不再与原始文件权限匹配，从而在法律或合规审计中产生差异。
为解决这些问题，归档系统必须捕获文件所有权、共享历史和权限变更，以提供完整准确的文档访问记录。换句话说，组织需要一种策略，包括：
- 自动备份，以捕获文件版本并防止用户驱动的删除。
- 全面的搜索和索引，以实现高效的文件检索。
- 长期存储解决方案，以管理大量数据而不会产生过高成本。
- 安全访问控制，确保归档文件保留其原始权限和元数据。
归档 Google Drive 的最佳方法
要归档 Google Drive，需要一种结构化的方法，以确保文件被安全保留、保持可搜索性并符合行业法规。
虽然 Google Drive 提供了一些内置的保留功能，但它缺乏全面的归档功能。为了妥善保存业务关键数据，组织应结合使用原生工具、第三方解决方案和明确的保留政策。
以下是有效归档 Google Drive 的最佳方法：
使用 Google Vault 进行基本保留和电子取证
Google Vault 是一款 Google Workspace 附加组件，专为法律保留、电子取证和保留管理而设计。虽然它不是一个成熟的归档解决方案，但它提供了一些有用的功能，包括：
- 保留政策——管理员可以设置全组织或特定用户的规则，以将 Google Drive 文件保留特定时长。
- 法律保留——如果员工正在接受调查或涉及诉讼，可以对其文件进行保留，防止删除。
- 搜索和导出——IT 和法律团队可以对 Drive 文件执行关键字搜索，并将其导出以用于合规目的。
Google Vault 很有用，但它也有明显的缺点：
- 没有真正的版本控制——用户仍然可以删除或修改文件的过往版本。
- 无法防止外部删除——如果外部用户共享的文档被移除，可能无法检索。
- 有限的搜索能力——复杂查询和基于元数据的搜索可能很困难。
- 没有自动备份——它不会创建单独的、防篡改的归档。
由于这些限制，Google Vault 最好用作补充工具，而不是独立的归档解决方案。
导出文件并存储在外部归档中
对于需要在 Google 生态系统之外保留 Google Drive 数据的组织，将文件导出并存储在本地或基于云的归档中是一种可行的解决方案。
导出 Google Drive 数据的方法：
- Google Takeout——一种手动工具，允许用户批量下载其所有 Google Drive 数据。这对于偶尔的备份很有用，但对于持续的归档来说不具可扩展性。
- Google Workspace 管理控制台——管理员可以导出 Google Drive 中的用户数据，包括共享文件和文件夹结构。
- 第三方备份解决方案——如 Backupify、Afi 和 Spanning 等服务提供带有计划备份的自动导出。
- 本地存储——可以定期下载文件并存储在安全的本地服务器中，确保离线访问。
虽然外部存储提供了安全的备份，但它也带来了一些挑战，例如：
- 手动操作——需要 IT 团队管理定期导出和组织数据。
- 元数据丢失——文件历史、权限和共享设置可能无法保留。
- 存储成本——大型组织可能难以承担存储大量文件的成本。
这一切都使得自动化归档工具成为更好的长期解决方案。
实施自动化第三方归档解决方案
专用归档平台为归档 Google Drive 提供了更全面和自动化的方法。这些解决方案确保文件被捕获、索引并安全存储在防篡改环境中。
第三方归档解决方案的优势：
- 自动备份和保留——文件被持续归档，防止意外或恶意删除。
- 完整的版本历史——记录文档的每一处更改，确保数据完整性。
- 高级搜索功能——强大的索引和搜索功能可实现文件的快速检索。
- 合规支持——通过内置的政策执行满足特定行业法规（HIPAA、FINRA、SEC、FERPA）。
- 审计跟踪和报告——记录对文档采取的每一项操作，用于法律和合规目的。
Jatheon 最近推出了 Google Drive 归档功能，可自动执行文件保留、确保合规性，并提供高级搜索和检索功能。
该解决方案捕获所有组织拥有的文件，维护版本历史，并允许合规官员和管理员安全地搜索、查看和下载归档数据。
为 Google Drive 合规性设置保留政策
即使组织依赖外部归档，在 Google Drive 中配置保留政策也是防止数据丢失的重要步骤。
Google Drive 保留政策的一些最佳实践包括：
- 启用 Google Vault 保留规则——设置全组织规则，为合规和法律目的保留数据。
- 限制永久删除——防止员工清空其回收站或绕过保留设置。
- 按重要性对数据进行分类——并非所有文件都需要无限期归档；根据法规要求和业务需求对文件进行分类。
- 应用基于角色的访问控制——限制可以修改保留设置的人员，以防止意外或故意更改。
保留政策通过确保数据在移至长期归档之前可在设定的时间段内访问，来补充归档系统。
定期测试和审计您的归档
只有当存储的数据准确、可访问且合规时，归档才有效。
组织应定期进行审计，以：
- 验证保留政策——确保文件按照合规规则进行归档。
- 测试搜索和检索——确认在需要时可以快速找到关键文档。
- 检查数据完整性——确保归档文件未被篡改或损坏。
- 监控存储使用情况——通过删除不必要或重复的归档文件来优化成本。
对归档进行主动审计可确保系统按预期运行，并保持符合行业法规。
在 Jatheon Cloud 上归档 Google Drive
Jatheon 的 Google Drive 归档解决方案专为需要合规性、数据保留和电子取证能力的组织而设计。与主要提供保留政策和法律保留的 Google Vault 不同，Jatheon 提供真正的归档解决方案，将 Google Drive 文件捕获在结构化的、防篡改的环境中。
Jatheon 的 Google Drive 归档的主要功能
Jatheon 的系统归档整个 Google Workspace 环境，这意味着：
- 归档不是基于用户的。
- Workspace 域内的所有用户及其项目都会自动归档。
- 如果员工离职，他们的文件仍会安全归档，供将来参考。
这种方法消除了由于用户离职、故意删除或账户停用而丢失关键文件的风险。
目前，可用的操作包括：
- 高效列出和搜索归档的 Google Drive 文件。
- 直接在归档系统中查看单个文件。
- 在审计、法律案件或内部调查需要时下载文件。
这些功能简化了电子取证和合规审计，减少了查找和检索归档数据所需的时间。
Jatheon 自动归档 Google Drive 中所有组织拥有的文件，以 1、2、6、12 或 24 小时的间隔捕获新版本（默认：1 小时）。合规官员和账户管理员可以安全地搜索、查看和下载归档文件。
在下一阶段，Jatheon 将引入最近的搜索、保存的搜索、审计日志和文件归档权限，允许自定义角色访问归档数据。目前，只有账户管理员和合规官员可以查看归档，并且只有超级管理员可以启用 Google Drive 连接器。
目前，Jatheon 归档 Workspace 用户拥有的文件。这意味着：
如果文档由内部用户拥有，则会被归档。
与用户共享（但非用户拥有）的文件不会被归档。
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