商务电子邮件通常包含关于您业务各个方面的关键和敏感信息，如计划、产品、服务、客户数据或绩效指标。
考虑到这些沟通的重要性，建立并维护一个全面的电子邮件档案至关重要。
有了档案，您可以随时灵活地查阅电子邮件沟通内容。
在组织内部创建和维护这种电子邮件档案的一种有效方法是使用微软Exchange的日志记录功能。
了解Exchange日志记录的工作原理及其重要性，是确保组织遵守电子邮件保留法规的关键部分。
在本文中，我们将涵盖：
- 什么是电子邮件日志记录，以及它与电子邮件归档的区别。
- 什么是Exchange日志记录及其工作原理。
- Exchange日志记录的优势和最佳实践。
- 为什么将Exchange日志与电子邮件归档相结合很重要。
让我们开始吧。
什么是电子邮件日志记录？
电子邮件日志记录是创建所有传入和传出电子邮件的影子副本，并将它们永久存储在邮箱中的过程。
通过电子邮件日志记录，会捕获整个电子邮件内容，以及发件人、收件人、时间戳、附件和其他相关细节。
所有这些数据随后会存储在主服务器上的一个单独收件箱中，无法被篡改。
这听起来很像电子邮件归档，但两者存在细微差别。
电子邮件日志记录与电子邮件归档有何不同？
电子邮件日志记录和归档都是组织管理电子邮件沟通的重要部分，但它们的方式不同。
一方面，电子邮件日志记录会自动复制所有电子邮件沟通并存储在您的服务器上。
另一方面，电子邮件归档会自动捕获电子邮件并将其存储在一个完全不同的服务器上（通常是云端）。
这意味着电子邮件日志记录本质上会使您的数据量翻倍，需要在主服务器上占用更多存储空间。而有了电子邮件归档，您就不必担心这一点。
在安全性方面，具有更高管理员权限的用户可以删除日志邮箱中的电子邮件，而归档中的电子邮件只有在其保留政策到期时才能被删除。
电子邮件归档还提供比电子邮件日志记录更好、更快的电子邮件电子证据开示体验，这使它们成为更适合合规监管的工具。
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什么是Exchange日志记录及其工作原理？
微软Exchange有其内置的日志代理，称为Exchange日志记录，它会自动捕获所有电子邮件沟通，称为日志报告。
这些Exchange日志报告随后会保存为不可更改的文件附件，创建原始消息所含信息的摘要。这个过程称为信封式日志记录。
微软为用户提供两种电子邮件日志记录模式——标准和高级电子邮件日志记录。
标准日志会捕获传递到特定邮箱或从特定邮箱接收的所有消息。
与标准日志不同，高级电子邮件日志允许用户通过Active Directory（AD）配置日志规则。这些规则指定日志代理应收集哪些消息，其中应包括：
- 日志接收者，
- 日志规则范围，以及
- 日志邮箱。
日志接收者允许您选择单个接收者或接收者组进行日志记录，大大减少Exchange日志记录所需的存储量。
日志邮箱必须能够处理组织中允许的最大消息大小；基于此，微软建议用户禁用日志邮箱的存储配额限制。
日志规则范围是一种通过传输服务在组织中的域控制器之间复制对存储在AD中的日志规则所做的任何配置更改的方法。由于Exchange无法控制的原因，复制可能会出现延迟。
请注意，如果您的Exchange日志邮箱因任何原因无法访问，您可以建立一个备用日志邮箱来保存日志报告，直到您的Exchange日志邮箱可用。
一旦您的日志邮箱重新上线，只需使用再次发送功能将日志报告传输到其原始目的地即可。
基于云的Exchange日志记录
如果您想使用Exchange日志记录，但又不想占用宝贵的本地存储，有基于云的选项。
如果您目前正在使用Exchange Server，可以考虑切换到Exchange Online，它是基于云的，并具有微软内置的灾难恢复功能。
还可以选择与Jatheon等第三方云归档提供商合作，这使您能够更高效地存储电子邮件，并利用其专业功能集。
Exchange日志记录的优势
确保合规监管
如果您的公司处于受监管行业，您需要遵守许多记录保存法规。
这些法规要求您保留所有电子邮件沟通记录，包括传入和传出的，这意味着任何电子邮件都不能被遗漏。
这正是Exchange日志记录的优势所在，因为它无需人工操作，就能自动捕获所有电子邮件沟通数据。
以下是一些较知名的美国和国际法规摘要，Exchange日志记录可帮助确保遵守这些法规：
- 2002年《萨班斯-奥克斯利法案》（SOX）
- 证券交易委员会第17a-4条规则（SEC Rule 17a-4）
- 1996年《健康保险流通与责任法案》（HIPAA）
- 2001年《金融机构隐私保护法》
- 2003年《金融机构隐私保护法》
- 《格拉姆-里奇-布莱利法案》（《金融现代化法案》）
- 2001年《通过提供适当工具拦截和阻止恐怖主义以团结和加强美国法案》（《爱国者法案》）
- 欧盟《通用数据保护条例》（GDPR）
主动的电子证据开示规划
Exchange日志记录通过创建所有或选定电子邮件沟通的准确且不可更改的记录，使企业在收到电子证据开示请求时，能够轻松立即生成日志报告。
防篡改记录
在法律层面，所有保存的电子邮件沟通必须保持原样，以其交换时的确切方式存储。
这意味着您的电子邮件数据需要防止任何形式的篡改，无论是编辑还是删除。
幸运的是，无论您是想确保员工与客户的对话符合质量要求，还是人力资源部门需要在正在进行的内部调查中查看日志报告，Exchange日志记录都能创建一个易于搜索的不可变信息档案。
Exchange日志记录的最佳实践
配置好Exchange日志后，请遵循以下推荐做法，以确保其尽可能顺畅地运行：
- 由于Exchange仅支持10GB以下的邮箱，因此每台电子邮件服务器至少使用一个日志邮箱，以避免性能问题。
- 在制定日志规则时，与组织的法律和合规部门密切合作，以验证这些规则是否符合所有适用法规。
- 通过在邮箱数据库中启用循环日志记录来节省硬盘空间。
- 通过创建强大的邮箱密码防止未经授权的用户访问您的日志邮箱。
- 确保您的日志邮箱只接受来自微软Exchange和授权发件人的邮件。
- 全面考虑，使用实时电子邮件归档和电子邮件日志记录。
将Exchange日志记录与电子邮件归档相结合
虽然Exchange日志记录有助于您为合规目的存储电子邮件，但它并非万能的解决方案。
要始终保持一个收件箱的两个实例处于活动状态，需要占用电子邮件服务器大量存储资源，而且其搜索速度相当慢。
但将Exchange日志记录与Jatheon等归档解决方案相结合，被证明是一个成功的组合。
Jatheon可以接收您所有的日志，并将它们存储在单独的云服务器上，释放您服务器上的空间。其高级筛选器使您能在几秒钟内找到任何电子邮件。
借助为各种规模企业打造的Jatheon云电子邮件归档解决方案，解决您所有的电子邮件合规需求。保持合规，加快电子证据开示速度，并将所有业务数据保留在一个易于使用的解决方案中。
常见问题
Exchange中的日志记录是什么意思？
Exchange中的日志记录是记录和存储整个Exchange电子邮件服务器中的所有通信和信息流的做法。Exchange日志用于合规、法律和监管目的，使组织能够维护防篡改的电子邮件通信记录。
什么是Exchange Online日志记录？
Exchange Online日志记录是微软Exchange的一项云服务，允许组织为合规和法律目的保留电子邮件通信。它能够捕获和复制组织内部发送和接收的所有电子邮件消息，并将它们保存在单独的收件箱中妥善保管。
什么是归档日志记录？
归档日志记录是记录和保存通信记录及数据的过程。它通常通过归档解决方案与微软Exchange服务器一起完成，帮助组织遵守数据保留法律。
Office 365有日志记录功能吗？
是的，Office 365通过其Exchange Online服务提供日志记录功能，该服务是Office 365套件的一部分。
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