iMessage正迅速成为一种合法的商业沟通工具。
这些通过苹果专有平台发送的消息通常包含重要的个人、商业及具有法律敏感性的信息。随着企业越来越依赖数字沟通渠道，出于合规、诉讼或单纯记录保存的目的而归档iMessage的需求大幅增长。
但能否有效归档iMessage？又该如何操作呢？
在本篇博文中，我们将探讨：
- 归档iMessage的重要性及其对企业的必要性，
- 这一过程中涉及的挑战，以及
- 正确且合规地进行归档的最佳方法。
为什么归档iMessage很重要？
归档iMessage远不止是一种最佳实践，它往往是法律和运营层面的必要举措。对于金融、教育、医疗和政府等受监管行业的企业而言，为遵守各种政府或行业特定法规，必须对消息进行留存和确保可访问性。
归档iMessage至关重要的主要原因如下：
遵守法律和监管要求
美国金融业监管局（FINRA）、《健康保险流通与责任法案》（HIPAA）以及美国证券交易委员会（SEC）等监管机构要求企业将包括iMessage在内的电子通信留存一定期限。不遵守规定可能会导致罚款、法律诉讼或吊销营业执照。
例如：
- FINRA第3110条规则规定，经纪交易商必须将业务通信留存至少三年。
- HIPAA要求医疗实体安全且可访问地保存包含患者数据的通信，以符合iCloud的HIPAA合规性要求。
- 政府机构为遵守《信息自由法》（FOIA），可能需要归档那些可被归类为公共记录的通信。
此外，对于使用苹果设备的企业而言，维持iMessage合规性正成为一项日益严峻的挑战。如果没有有效的归档系统，企业可能会违反留存和电子证据开示要求。
诉讼和电子证据开示需求
在诉讼或内部调查期间，企业通常需要提供iMessage作为电子证据开示流程的一部分。
归档可确保这些记录以原始形式保存，并且可搜索、可检索，且在法庭上可被采纳。
业务连续性和透明度
iMessage中通常包含关键的业务相关讨论、协议和记录。
即使员工离职或设备丢失，归档也能确保这些数据保持可访问性。它还能提高透明度，并在发生纠纷时保护公司利益。
为什么归档iMessage很困难？
尽管归档iMessage的重要性显而易见，但捕获和存储这些消息仍面临独特的挑战。
原因如下：
苹果的专有系统
iMessage采用端到端加密，并通过苹果的专有服务器发送。
与通过蜂窝网络传输的短信（SMS）不同，iMessage与苹果的生态系统绑定，这使得第三方拦截或监控变得困难得多。
缺乏内置归档选项
虽然苹果通过iCloud和iTunes提供备份选项，但这些备份是为数据恢复设计的，而非符合合规标准的归档。
它们缺乏高级功能，如可搜索性、防篡改留存以及法定保留功能，而这些对于合规和诉讼目的至关重要。
与个人设备的整合
在自带设备（BYOD）环境中，员工经常将iMessage同时用于个人和业务通信。如果没有专门的解决方案，很难在尊重用户隐私的同时，分离并归档与业务相关的消息。
数量和格式问题
iMessage可能包含图像、视频和语音笔记等富媒体，这增加了存储和检索的复杂性。此外，每天交换的消息数量庞大，使得手动归档不切实际，在许多情况下几乎不可能完成。
iMessage是否符合FINRA和SEC的规定？
对于金融服务公司而言，这是一个重要问题，简而言之，答案是否定的——iMessage本身并不符合金融业监管要求。尽管苹果对iMessage进行了加密，但该平台缺乏SEC和FINRA所需的必要记录保存和监督功能。
原因如下：
- 仅加密是不够的——监管机构要求公司归档和监督所有业务通信，而不仅仅是确保其安全性。iMessage没有内置机制来存储、检索或审查消息以用于合规审计。
- 没有留存控制——SEC第17a-4条规则和FINRA第4511条规则规定，公司必须将与业务相关的通信留存特定期限。iMessage不允许企业设置留存政策或确保消息以防篡改方式存储。
- 没有电子证据开示功能——金融公司必须能够应监管要求或法律程序搜索并提供消息。iMessage不支持高级搜索、筛选或法定保留功能。
- 没有监督机制——FINRA要求公司监控电子通信，以防范不当行为、内幕交易和其他违规行为。iMessage缺乏允许合规团队跟踪对话的监督工具。
iMessage归档与SMS归档的区别是什么？
iMessage和SMS都用于基于文本的通信，但它们的技术差异直接影响了归档方式：
| 功能 | iMessage | SMS |
| 传输方式 | 通过苹果服务器（互联网）发送 | 通过蜂窝网络发送 |
| 加密情况 | 端到端加密 | 不加密 |
| 媒体支持 | 支持图像、视频和文件 | 仅文本（通过MMS支持基本媒体） |
| 归档难度 | 复杂（需要专门工具） | 较简单（可通过网络日志或运营商服务捕获） |
关键差异在于加密和传输方式。短信（SMS）不加密且通过运营商网络传输，这使得使用运营商级解决方案拦截和归档它们更容易。另一方面，iMessage的加密要求解决方案能够直接从苹果设备安全地捕获数据。
未归档的iMessage对话有哪些风险？
不归档iMessage对话可能会使企业面临法律、财务和运营风险。
以下是一些最关键的问题：
- 不合规处罚——FINRA和SEC等监管机构对未留存电子通信的行为处以严厉罚款和制裁。因此，未归档的iMessage可能导致代价高昂的审计、罚款甚至诉讼。2023年3月，FINRA对德勤企业金融（DCF）处以20万美元罚款，原因是该公司在2017年至2022年期间未能留存与业务相关的iMessage。该公司曾试图在公司配发的设备上屏蔽iMessage，但技术故障和监督缺失导致近67.6万条消息未被归档，从而构成严重的合规违规。
- 数据丢失——如果没有适当的归档，由于员工离职、设备故障或意外删除，与业务相关的关键iMessage数据可能会丢失。
- 电子证据开示挑战——在诉讼期间，无法提供完整准确的iMessage记录可能会削弱你的法律地位，拖延法庭程序，并增加法律费用。
- 声誉损害——对于医疗或金融服务等行业，未能保护和留存敏感通信可能会损害客户信任并破坏声誉。
德勤案例表明，iOS更新可能使屏蔽措施失效，而且如果没有持续监控，员工可能会在不知情的情况下使用不合规的消息功能。
为减轻这些风险，企业必须实施可靠、符合合规标准的iMessage归档解决方案，以确保数据留存、安全和可访问性。
如何在iPhone上归档iMessage？
归档iMessage需要周密规划和合适的工具，以确保合规性、可访问性和安全性。
以下是一些方法，从简单的自助方法到企业级解决方案：
将iMessage备份到iCloud
苹果的iCloud备份服务会自动保存iMessage以及其他设备数据。虽然这种方法对个人使用很方便，因为它允许你在苹果设备间同步消息，但对于需要符合合规标准归档的企业来说并不适用。
主要局限性包括：
- 缺乏可搜索性和法定保留功能。
- 无法将与业务相关的消息和个人消息分开。
- 依赖用户控制的备份可能导致数据丢失。
备份到iCloud的步骤：
- 进入“设置”>[你的姓名]>“iCloud”。
- 开启“消息”的开关，将iMessage与iCloud同步。
- 确保“iCloud备份”已启用并定期更新。
对iMessage进行截图
对于个人或小型企业而言，对重要的iMessage进行截图并存储在指定文件夹中是一种快速的手动归档方法。
然而，这种方法对于大量数据来说极不实用，也不符合合规标准。截图不足以满足合规要求，因为它缺乏达到监管标准所需的必要功能和安全性。此外，合规官员无法确定员工是否对所有相关iMessage都进行了截图并提交。
截图也容易被篡改，在法律场景中会引发真实性问题。
使用第三方应用导出iMessage
有几款第三方应用允许用户将iMessage从iPhone导出到电脑。
这些应用通常将iMessage转换为PDF或电子表格等可搜索的文件格式。例如iMazing或AnyTrans等工具。然而，这些工具通常是消费级的，可能不提供合规性或加密功能。
将iMessage备份到电脑
使用iTunes或Finder将iPhone备份到电脑会保存所有设备数据，包括iMessage。
要做到这一点，将iPhone连接到电脑，在Windows上打开iTunes或在Mac上打开Finder，然后点击“立即备份”。
但是，与前面所有方法一样，这种方法存在严重的合规局限性，这意味着它不适合商业用途。它不符合FINRA和SEC的要求，因为它不提供防篡改归档、法定保留或自动留存政策。
此外，备份是加密的，你无法轻松访问iMessage或将其分享给合规团队。
用于合规iMessage归档的企业级平台
对于企业而言，最有效的解决方案是使用Jatheon等企业级归档平台。这些工具专为应对捕获和归档iMessage等加密通信的挑战而设计，同时确保完全符合监管要求。
Jatheon用于iMessage归档的优势：
- 合规就绪——满足FINRA、SEC、HIPAA和FOIA等法规的留存和安全要求。
- 防篡改归档——确保数据完整性，使记录在法庭上可被采纳。
- 可搜索且可扩展——允许IT团队快速定位特定消息，即使在大型归档中也是如此。
- 无缝集成——跨设备工作，并与其他数据归档系统集成，以集中所有通信记录。
通过实施Jatheon或类似平台，企业可以实现iMessage归档自动化，降低风险，并简化合规工作。
Jatheon的iMessage捕获和归档解决方案因其提供无与伦比的功能深度而脱颖而出，这些功能专为全面合规和轻松管理而设计。Jatheon能够归档已发送、已送达、已读或发送失败的消息，确保每一次通信都被完整记录，即使在群聊中也是如此。
该解决方案可捕获丰富的消息内容，如表情符号、贴纸、GIF动图、照片、视频、语音笔记、音频文件以及PDF和Word等文档。
消息头、时间戳、唯一消息ID、送达状态、发送者和接收者详情以及群组信息（名称和成员）等元数据也会被归档。最重要的是，你可以跟踪消息编辑、反应和已删除消息，保留原始和更新后的内容以及时间戳，以确保完全透明。
主要观点总结
- 归档iMessage对于合规、诉讼和维持业务连续性至关重要。它确保关键数据可访问、安全，并符合监管要求。
- 如果没有专门的工具，苹果的加密技术、缺乏内置归档功能以及与个人设备的整合，会使iMessage归档变得复杂。
- iMessage经过加密并通过苹果的服务器传输，需要高级工具进行归档，而短信由于通过运营商网络传输，更容易捕获。
- 归档iMessage的选项包括iCloud备份、截图以及通过第三方应用导出消息。这些方法不足以满足合规要求，因为它们缺乏达到监管标准所需的必要功能和安全性。
- 为了合规，企业通常需要专用的企业级解决方案，该解决方案能够自动跨平台捕获安全、防篡改的数据，同时支持搜索、留存管理和审计就绪功能。
常见问题
iCloud备份可以用作归档吗？
虽然iCloud备份会存储iMessage，但它们缺乏合规所需的高级功能，如电子证据开示、法定保留和防篡改存储。
iMessage可以为了合规目的进行归档吗？
是的，iMessage可以为了合规目的进行归档，但这需要专门的工具来满足监管标准并应对加密等挑战。
如何在不删除的情况下在iPhone上归档短信？
使用专为合规设计的第三方归档解决方案，如Jatheon。此类解决方案会自动将消息捕获并存储在安全、防篡改的系统中，确保它们可用于审计和电子证据开示。
iMessage符合HIPAA标准吗？
不，iMessage不符合HIPAA标准，因为它缺乏审计日志、访问控制和防篡改归档功能。苹果不签署业务伙伴协议（BAA），而且iCloud的HIPAA合规性存在问题，因为iCloud备份并非端到端加密。为了满足HIPAA要求，企业必须使用第三方归档解决方案。
如何保存iMessage？
要保存iMessage，你可以使用iCloud备份（设置>[你的姓名]>iCloud>开启“消息”开关），或者通过iTunes或Finder将iPhone备份到电脑。你可以使用iMazing等第三方应用将iMessage转换为PDF或电子表格。然而，为了合规和长期留存，企业应使用Jatheon等企业级归档解决方案来安全地捕获和存储iMessage。
如何查看iMessage历史记录？
要查看iMessage历史记录，在iPhone或Mac上打开“信息”应用，然后滚动浏览过往对话。如果消息已被删除，你可以从iCloud备份或使用iTunes/Finder的电脑备份中恢复它们。
如何从iPhone下载消息？
要从iPhone下载消息，你可以使用iCloud同步（设置>[你的姓名]>iCloud>开启“消息”开关）在其他苹果设备上访问它们。或者，通过iTunes或Finder将iPhone备份到电脑，将消息本地保存。
iMessage是否加密？
是的，iMessage采用端到端加密，这意味着消息在发送者和接收者之间是安全的。然而，iCloud备份并非完全加密，如果被未授权方访问，可能会泄露消息。对于受监管行业的企业而言，仅加密是不够的，因此必须使用符合合规标准的归档解决方案。
员工可以使用个人iPhone进行业务iMessage通信并仍保持合规吗？
这在自带设备（BYOD）环境中是一个重大挑战。虽然有可能实现合规，但需要强大的专门归档解决方案，能够区分业务通信和个人通信。一些解决方案提供诸如将个人联系人或苹果ID列入黑名单，或要求在特定“受控模式”下进行业务使用等功能，以确保仅捕获与业务相关的消息，从而在尊重员工隐私的同时满足监管义务。明确的政策和员工同意也至关重要。
在公司设备上禁止iMessage能解决合规问题吗？
这通常不是一个可靠的长期解决方案。员工可能仍然使用个人设备或寻找变通方法，导致“影子IT”和未受监控的通信，从而增加监管风险。更有效的方法是实施能够实现iMessage合规使用的解决方案，确保所有与业务相关的对话都被捕获和留存，而不是简单地试图禁止其使用。
iMessage的编辑、反应和删除操作如何影响合规归档？
iMessage的编辑、反应和删除操作对合规归档有重大影响，因为监管机构要求所有业务通信都有完整、防篡改的记录。这意味着合规解决方案必须捕获原始消息、任何后续编辑（及其时间戳）、所有反应以及任何删除的证据，确保在审计和法律发现过程中没有信息丢失或被掩盖。
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