在受监管的行业中，数据归档并非可有可无，而是法律和运营的必需品。随着数字通信量的迅猛增长，企业需要更智能、更快速、更易于访问的归档系统。
人工智能虚拟助手是一种正在开始重塑公司与其存档数据交互方式的新兴工具。
虽然聊天机器人不会取代核心归档技术，但它们正在改变组织搜索、管理和遵守数据存储法规的方式。
在本文中，我们将讨论：
- 数据归档的挑战
- 实施人工智能虚拟助手的好处
- AI助手技术的共同特征
- 各种行业用例
数据归档挑战
现代企业面临着越来越大的压力，需要维护大量数据档案，同时确保合规性、控制成本并在需要时快速访问信息。
传统数据归档系统通常需要专业的技术知识、复杂的查询语言和大量的人工监督。这会产生瓶颈，减慢业务运营速度并增加违反合规性的风险。
挑战是多方面的：确定何时存档哪些数据、确保正确的分类和标记、长期保持数据完整性，以及最重要的是，让需要存档数据的用户无需计算机科学学位即可检索它。
什么是用于数据存档的 AI 虚拟助手？
数据归档 AI 聊天机器人代表着组织数据管理方式的范式转变。它们依靠自然语言处理、机器学习和自动化，将复杂的数据操作转化为简单的对话交互。
想象一下，您可以询问您的数据档案“显示 2022 年第三季度所有提及价格调整的客户合同”，并在几秒钟内收到精确的结果。
这就是人工智能聊天机器人在数据归档领域的强大力量。它们在保持强大的安全性和合规性标准的同时，实现了归档信息访问的民主化。
数据归档 AI 虚拟助手的常见功能
人工智能聊天机器人可用于数据归档，以简化搜索、自动化合规任务、汇总通信、支持电子取证，并为各部门用户提供实时指导和培训。具体方法如下：
智能搜索和数据检索
搜索大量数据并非易事，尤其是在生产期限紧迫的情况下。
商业 AI 聊天机器人可以显著简化查找存档内容的流程。用户无需浏览复杂的搜索界面或编写复杂的数据库查询，只需使用自然语言即可与存档数据进行交互，因为 AI 能够理解上下文、意图和业务术语。
- 员工可以询问：“查找 Jane Doe 和财务部门在 2021 年之间的所有通信。”
- 合规官可以要求“显示去年 3 月与 SEC 传票相关的记录”。
这节省了时间，减少了摩擦，并确保非技术人员无需经过大量培训即可访问存档数据。
实时合规协助
聊天机器人可以充当按需合规助手。通过与组织的策略引擎集成，它们可以：
这使工作人员能够就处理敏感信息做出明智的决定。
智能内容摘要
除了简单地检索通信之外，人工智能聊天机器人还可以分析和总结大量存档的消息和电子邮件。
用户可以请求摘要，例如“提供过去一个月有关合同谈判的所有客户沟通的摘要”，并接收突出显示关键点、做出的决定和行动项目的简明概述。
此功能对于需要快速了解沟通线索的高管、准备案件摘要的法律团队或审查大量电子邮件链和消息历史记录的合规官员尤其有价值。
简化电子取证请求
处理电子取证可能耗时、容易出错且成本高昂。事实上，审查文件几乎占诉讼支出的 80%。AI 聊天机器人可以通过以下方式简化这一流程：
- 促使法律团队采取必要步骤来启动法律保留。
- 根据指定的参数收集必要的元数据或消息。
- 以适合法律团队的格式导出文档。
结果是响应时间更快、错误更少、并且更好地符合法律要求。
警报和监控
AI聊天机器人可以监控档案活动并标记异常。它们可以：
- 检测大量数据何时被删除或意外访问。
- 通知合规团队异常的沟通模式。
- 建议采用自动化工作流程进行审查或升级。
主动监控可以改善监督并有助于防止违规或不合规行为。
先进的人工智能工具能够自动确定合规警报的优先级并进行筛选，从而提升传统监控的水平。这些系统不会让合规团队被成千上万的低优先级警报压得喘不过气来，而是通过学习过去的决策和风险模式，模拟经验丰富的分析师。
主要功能包括：
- 自动显示高风险警报，以便更快地进行干预。
- 通过抑制不相关或重复的通信来减少噪音。
- 维护监管审查的审计跟踪和可解释性。
这些智能系统不仅可以检测异常，还可以了解通信环境并随着组织的政策而发展，从而使合规监督更具战略性，更少被动反应。
用户支持和培训
组织通常很难让所有员工都接受合规工具的培训。聊天机器人提供了一个可扩展的解决方案：
- 全天候解答与政策或存档相关的问题。
- 提供交互式培训场景。
- 分享数据保留、合法保留或数据导出的分步指南。
这减少了对 IT 或合规团队的依赖，并建立了一种问责文化。
帮助分类和标记数据
归档软件负责处理分类，而人工智能聊天机器人则可以通过以下方式支持该过程：
- 提出澄清问题以正确分类通信。
- 根据之前的使用情况和上下文建议标签。
当需要手动标记时这特别有用，并且可以减少人为错误的可能性。
增强归档系统的可访问性
通过将 AI 聊天机器人与 Jatheon 等存档平台相结合：
- 组织可以通过语音或文本命令访问数据档案。
- 诸如“导出 2022 年第三季度的所有电子邮件”之类的日常任务可以自动化。
- 用户无需登录仪表板即可获得归档活动的摘要。
这些功能提高了可用性并减少了管理开销。
跨部门整合
人工智能聊天机器人可以部署在多个部门，确保对合规实践的一致理解。
- 人力资源团队可以向聊天机器人咨询员工沟通政策。
- 财务部门可以验证数据保留情况以供审计准备。
- IT 可以接收有关存储容量或用户错误的警报。
这种跨职能的使用确保整个组织符合归档政策。
上下文安全和访问控制
人工智能聊天机器人不仅了解存在哪些数据，还了解谁应该在什么情况下访问这些数据。
它们动态地执行安全策略，确保敏感信息受到保护，同时允许授权用户有效地访问他们需要的信息。
不同行业的实际用例
医疗保健组织
医疗机构使用人工智能聊天机器人来存档和搜索患者通信，包括安全的消息平台、与患者的电子邮件交流以及有关患者护理的内部员工通信。
合规官可能会询问“查找上个季度讨论患者出院协议的所有电子邮件主题”，并收到符合 HIPAA 要求的结果，以帮助改善护理协调和法规遵从性。
金融机构
银行和投资公司利用这些系统通过多种渠道存档客户通信，从传统电子邮件和即时消息到社交媒体互动和移动应用程序对话。
合规官可以查询“显示所有关于第三季度投资建议的WhatsApp、iMessage和与客户的电子邮件通信”，从而全面监督客户咨询活动和监管合规性。
政府机构
公共部门组织使用人工智能聊天机器人来管理电子邮件、社交媒体监控、短信系统和官方消息平台上大量公民通信档案。
社会服务部门可能会询问“查找 2024 年 3 月与家人就紧急援助申请进行的所有电子邮件、iMessage 和短信通信”，同时保持严格的隐私保护。
人工智能确保《信息自由法》请求得到有效处理，同时根据既定准则自动编辑敏感信息。
律师事务所
律师事务所使用人工智能聊天机器人来存档和搜索律师与客户的通信，包括与案件相关的加密消息、电子邮件和社交媒体互动。
律师可以询问“查找我们团队与客户之间有关合并讨论的所有信号消息和电子邮件”，从而简化发现流程并确保特权通信得到妥善管理。
科技公司
科技组织存档 Slack、Microsoft Teams、电子邮件和社交平台上的员工通信，以维护公司治理和知识产权保护。
人力资源部门可以查询“查找工程团队中所有提及项目代号“凤凰”的内部通信”，同时尊重员工隐私并遵守数据保留政策。
Jatheon 的 AI 虚拟助手 Liya 如何工作？
Jatheon 最近推出了 Liya，这是一款对话式 AI 助手，旨在帮助用户更直观地查询和处理他们的电子邮件档案。
目前，Liya 允许用户通过特定类型的电子邮件附件进行聊天。助手会阅读内容并提供简明摘要，帮助用户快速了解邮件内容。
除了总结之外，用户还可以询问与内容相关的具体后续问题 - 例如，“预定的会议持续多长时间？参与者是谁？”
目前，Liya 支持一次与一个文件进行交互。不过，未来的更新将扩展其同时与多个文件进行聊天的功能，并扩展对电子邮件附件以外的支持。
如果您想保存与 Liya 的某些聊天，您可以将它们标记为重要。
要点总结
需要记住的一些要点：
- 传统的归档系统需要专业技能、复杂的查询语言和大量的人工监督，这会降低操作速度。
- 人工智能虚拟助手增强了组织与存档数据的交互方式，使信息管理和检索更快、更简单、更易于访问。
- 人工智能聊天机器人可用于数据存档，以简化搜索、自动化合规任务、总结通信、支持电子发现，并为各部门用户提供实时指导和培训。
- 人工智能聊天机器人可跨部门部署，但对于合规、人力资源、IT、运营和法律团队尤其有用。
常问问题
人工智能虚拟助手如何改善对存档数据的访问？
人工智能助手允许用户使用自然语言与存档内容进行交互，从而无需复杂的搜索查询或技术专业知识。
人工智能是否足够安全，可以处理敏感通信和合规数据？
现代人工智能助手强制执行上下文安全和基于角色的访问控制，确保只有授权用户才能访问特定的存档信息。
AI虚拟助手如何减少合规监控中的警报疲劳？
人工智能根据学习模式对高风险警报进行优先排序，并过滤掉低相关性噪音，使团队能够专注于最重要的风险。
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