2011年，微软设计了Office 365云平台，并集中了其现有的服务，包括Exchange、SharePoint和Skype。
六年后，Office 365 的收入首次超过了微软 Office 软件传统许可证的销售额。
如今，采用率依然强劲。
随着组织纷纷将 O365 作为管理电子邮件、社交网络、VoIP 和会议的一站式商店，其中一些组织还考虑采用 O365 电子邮件归档功能（称为就地归档）。
微软提供 Exchange 在线存档，并承诺解决合规性、监管和电子发现方面的挑战。
但是Office 365 电子邮件归档功能能否媲美专业的第三方解决方案呢？我们为您进行了探索。
以下是您应该重新考虑 O365 电子邮件归档的 7 个理由：
1. 就地归档用户界面
Office 365 电子邮件归档的界面可能会让许多用户感到不知所措，无法清晰地找到所需的选项。即使是我们的电子邮件归档专家，也发现执行一些基本任务（例如分配角色或设置权限级别）也很困难。
要自信地使用 O365 电子邮件归档，您需要成为管理员，但即便如此，也需要付出大量的努力。
电子邮件归档软件的用户界面需要对每个用户直观，并通过易于查找的选项和工作流程让他们的生活更轻松。
2. 导入旧电子邮件
将旧邮件导入 Office 365 就地归档可能是一项艰巨的任务，因为您首先需要将邮件转换为PST 文件，然后批量导入。如果您有数百甚至数千兆字节的数据，这个过程可能会花费很长时间，这种情况很可能会发生。
同时，第三方电子邮件归档解决方案可以自动导入旧电子邮件，无需任何特殊技术知识。所有内容均可从网络共享驱动器以 EML 或 PST 文件格式导入。
Office 365 是一款电子邮件服务器，它还能处理文件、通讯组列表和日历，只有在处理能力和磁盘空间使用率达到平衡时才能高效运行。如果它承担着 5000 万封遗留电子邮件的重担，它肯定会停滞不前。
3.导出电子邮件
使用 O365 归档，您可以将文件导出到邮箱并获取包含的多个 PST 文件，但存在一些限制，例如最大大小为 25GB、格式锁定为 PST 文件以及附件处理不理想。
同时，与 Office 365 归档器相比，第三方电子邮件归档解决方案提供了无与伦比的电子邮件导出功能，因为它们允许以更快的速度和更高的稳定性导出为 PST、EML 和 PDF 文件格式。
导出为 PDF 是一种卸载电子邮件的便捷方式，尤其适用于较小的导出和报告。
这些解决方案，例如 Jatheon，甚至允许轻松、精确地编辑电子邮件，从而节省您的手动工作时间。
虽然批量迁移不是电子邮件归档解决方案的主要目的，但一些电子邮件归档器具有强大的批量导出功能。
例如，使用 Jatheon，导出的 PST 文件的默认最大大小为 3 GB，但可以根据总 RAM 大小自定义到 64 GB。此外，Jatheon 的高级导出功能在后台静默运行，从而释放用户界面以用于其他任务
4. 运行电子邮件搜索
Office 365 电子邮件存档的搜索功能（称为 Exchange 搜索）存在一些限制。主要原因是 Exchange 搜索无法查找拼写错误的单词或使用邻近参数。
实际上，这意味着您必须进行多次搜索才能找到“员工”、“雇用”、“受雇”、“员工关系”和“员工之间的关系”等词。
另一方面，第三方归档解决方案具有令人羡慕的高级搜索功能，可让您搜索数 TB 的数据，缩小和过滤搜索结果，从而获得可管理的数据量。
您将能够使用各种搜索参数、布尔运算符、通配符搜索以及模糊和邻近逻辑的组合来在数百万封电子邮件中找到一封电子邮件。
5. 就地保留、诉讼保留和就地发现
Office 365 让最终用户可以自由地使用就地保留、诉讼保留和就地发现功能来管理和操作他们的电子邮件，但它无法控制用户可以做什么。
微软的解决方案有一个非常基础的电子邮件保留策略功能，允许用户应用标签来保留自己的电子邮件。这类任务不应留给最终用户，以确保完全合规并防止故意删除业务数据。
拥有不可变的存档对于成功的电子数据取证和合规性审计至关重要。如果最终用户可以像在 O365 上一样修改甚至删除电子邮件，您的组织可能无法证明其合规性。
6. 搜索限制和审核
Office 365 的一大缺点是其默认搜索限制仅为 250 条结果，这对于任何大型法律案件来说都远远不够。更不用说无法搜索压缩文件，因为压缩文件中可能隐藏着许多有用的信息。
另一方面，第三方解决方案可以搜索各种文件类型，包括附件和压缩文件，并具有审计功能——只读日志，允许具有特殊权限的用户跟踪、审查和控制平台上每个人的活动。
管理员可以检查特定关键词是否被搜索过、哪些用户搜索了哪些数据、他们是否试图修改某些规则，或者是否有人试图超越他们的权限。O365 上没有这些功能，从监管的角度来看，这存在问题。
7.简洁实用的归档功能
专门从事电子邮件归档的供应商花费了大量时间探索和实现许多虽小但非常有用的功能，其中许多功能都是基于客户反馈。
这些只是 O365 所不具备但对于合规官的日常生活至关重要的一些功能。
- 在电子邮件中添加评论– 合规官可以添加评论，其他合规官可以看到该评论，但最终用户看不到。
- 共享搜索——允许合规官和管理员与特定用户或用户组共享搜索
- 重新运行最近的搜索——即使用户尚未保存，也可以查看最近进行的搜索列表。
- 高级且可定制的数据分析——带有报告和统计数据的仪表板，可以定制并传送到您选择的邮箱。
- 邮箱关联——允许合规官员定义哪个用户组可以搜索特定的电子邮件。
- 电子邮件和附件的重复数据删除- 确保仅存档电子邮件和附件的一个实例，以优化磁盘空间使用率。
8. Office 365 电子邮件归档定价成本
在电子邮件归档中，很少有事情比不活动的邮箱更能显著地降低成本效益。
当组织发现他们需要为活动邮箱和旧邮箱支付相同的费用时，他们常常会感到不愉快的惊讶。
这是 Office 365 归档程序的最大问题——随着员工离开组织并被新员工取代，您将不得不为所有这些邮箱付费。
使用第三方电子邮件归档解决方案，您无需按邮箱付费，而是按用户付费，从而大幅降低成本，因为您不必为传统邮箱付费。
Office 365 就地归档：利弊权衡
尽管 O365在电子邮件服务器方面是一流的产品，但它仍然缺乏专门从事电子邮件归档的公司所提供的必要的电子邮件归档、电子数据展示和合规性功能。
Office 365 最初被设想为一个电子邮件服务器，并且这仍然是它的主要应用。因此，它的高级搜索、导出、权限、审核和其他功能与专门从事电子邮件归档的第三方解决方案相比并不出众，也就不足为奇了。
鉴于电子邮件归档的重要性，您应该获得更快、更经济高效且更可靠的解决方案，该解决方案可轻松与 Office 365 或您的组织使用的任何其他电子邮件服务集成。
|
上一条：合规人工智能：用例和注意事项 |
