电子邮件归档已存在 20 多年，但许多组织仍然未能充分利用这一流程。
如果您认为电子邮件归档“只是保留电子邮件”，那么实际上，它的好处远不止于此。
本文涵盖以下内容：
- 您应该存档电子邮件的原因
- 什么是监管合规
- 电子邮件归档的好处包括提高员工工作效率、数据存储、防止数据损坏等
什么是电子邮件归档？
电子邮件归档是一种安全合规的长期电子邮件信息及附件存储方式。归档后，即使过了很长时间，仍可在需要时轻松搜索和检索这些电子邮件。
这种集中且易于访问的档案有助于组织满足数据保留的监管要求并减轻其主要电子邮件服务器的压力。
归档电子邮件有什么作用？它可以帮助您存储不需要立即访问的电子邮件，但可以让您在需要时找到它们。
为什么归档很重要？
电子邮件归档对您的组织来说不仅仅是一个可有可无的选择。对于许多行业来说，它是一项强制性做法，但即使是不需要电子邮件归档的组织也会选择将其纳入其运营中。
组织存档电子邮件的原因有很多。
1. 监管合规
合规性是每个组织需要归档电子邮件的首要原因。在严格的监管环境下，归档需求巨大，尤其是在金融、医疗保健、政府和K-12领域。
2. 电子发现
每当提起诉讼，法院都会要求提供某种电子记录，通常是电子邮件。由于电子记录数量达数百万，提供准确的对话内容非常困难。查阅所有电子邮件需要耗费时间、精力和巨额成本，而且大多数机构都无法提供所需信息。
通过电子邮件归档系统，组织可以使用高级搜索在几秒钟内轻松梳理数百万封电子邮件，并对这些电子邮件实施法律保留，以防止其被故意删除、更改和销毁证据。
电子取证不仅加快了提供通信记录的流程，还能为企业节省数百万美元。文件审查流程占诉讼成本的80%以上，即每年420亿美元，因此，能够快速高效地访问存档电子邮件至关重要。
3.存储管理
许多组织认为，将电子邮件存储在实时服务器上或使用其电子邮件平台的内置归档功能可以解决电子邮件堆积问题。但实际上，许多组织的电子邮件存储需求每年都呈两位数增长，这主要是由于附件大小的增加。
这种增长主要归因于电子邮件的使用和不断增长的附件大小。为了解决这个问题，许多组织强制实施电子邮件配额，以防止存储空间无限增长，但这导致个别员工为了达到配额而删除电子邮件。
当您将电子邮件存储在电子邮件服务器之外的单独电子邮件存档中时，您可以节省空间并且不必删除任何电子邮件，从而避免意外删除重要的业务记录。
4. 策略管理
电子邮件归档解决方案可帮助您确保电子邮件的保留符合法律法规要求。因此，创建和管理电子邮件保留策略是电子邮件归档的关键组成部分。
电子邮件保留政策反映了您所在地和行业的电子邮件保留法律，并规定了电子邮件需要保留多长时间、哪些电子邮件被视为敏感或机密，以及适当的电子邮件删除程序。
像Jatheon这样的高级电子邮件归档软件可以让您创建多个电子邮件保留策略并让它们自动运行，让您免去所有的烦恼和手动工作。
5. 最终用户监控和分析
虽然员工之间交换的大多数信息都与业务相关，但有时并非如此。电子邮件存档可以帮助您制定政策，并设置电子邮件中可以表达哪些内容的规则。如果员工在电子邮件中使用了特定的关键词，它可以通知您不当行为。
诸如此类的高级监控算法可以帮助您识别行为模式，发现不当行为的早期迹象，并在冲突升级之前加以预防。这对于人力资源团队非常有用，因为它可以帮助他们发现工作场所纠纷。
6.员工生产力
在数百万封电子邮件中找到一封难以找到的电子邮件对您的员工来说是一场噩梦，而且大多数时候，电子邮件搜索优先于其他任务。
拥有集中式电子邮件归档系统可以提高员工的工作效率。这对您的 IT 部门尤其如此，因为他们可以使用高级过滤器搜索整个归档，在几秒钟内找到所需信息，然后导出并转发。所有这些只需几分钟即可完成，而无需花费数小时。
您还可以自动执行电子邮件保留、删除和分类等任务 - 让您的团队专注于其他事情。
7. 信息请求
《信息自由法》（FOIA）、《阳光法案》（Sunshine Laws）或《金融情报保护法》（FIPPA）等法律允许任何人访问机构持有或控制的任何记录。这些数据记录可以是任何内容，包括有关采购、员工、财务和预算的通信。
由于大多数此类沟通都是通过电子邮件进行的，如果您在政府机构、学校或医院工作，信息请求是您日常工作的一部分。这意味着您需要能够长期保存电子邮件，并在需要时快速提交，以免造成大量积压。
拥有电子邮件归档解决方案可以加快整个过程并帮助您满足紧迫的国家期限。
8. 防止数据损坏
如果您的电子邮件数量不多，且不打算长期保存，那么将数据保存在实时电子邮件存储服务上是可以的。然而，随着电子邮件的不断积累和时间的流逝，数据损坏的风险也会不断上升——尤其是在备份过期或基础设施不可靠的情况下。
无论您多么谨慎地存储电子信息，数据损坏都是不可避免的。然而，电子邮件归档的一大优势在于可以长期保存数据，避免损坏或错误。
9.成本效益
电子邮件归档解决方案最初可能被认为是不必要的成本，但想想从长远来看您可以节省多少钱。
- 不合规罚款数额巨大且持续增加
- 电子取证案件占用您的资源并且成本高昂
- 开放数据请求通常需要专门的员工
- 数据丢失或损坏可能会使您的整个业务蒙受损失
- 增加实时服务器存储的成本很高
所有这些成本高达数百万美元，而通过电子邮件归档解决方案可以大幅降低这些成本。
10. 可定制的信息访问
组织中员工人数众多，层级结构复杂，这意味着并非每个人都能平等地访问关键信息。如果没有专门的电子邮件管理解决方案，这种情况将非常难以管理。
电子邮件归档解决方案附带可自定义的用户角色和权限。这意味着您可以按照自己认为最佳的方式组织电子邮件访问——通过创建自定义角色或限制最终用户的访问权限。
普通员工将受益于能够自由地从他们的邮箱中删除电子邮件，因为他们知道有一个组织完善、易于搜索的存储库可供他们依赖，同时您可以放心，关键信息仅供选定的员工使用。
11.统一存储库
当您的电子邮件和消息分散在不同的渠道和服务器上时，管理它们、搜索重要信息以及跟踪正在传达的内容就会变得困难。
通过电子邮件存档，您整个组织分布在各个设备上的通信记录可以集中在一个地方。
当我们考虑到当今组织用于业务沟通的所有替代渠道（内部聊天和记录保存系统、WhatsApp、社交媒体、Zoom、iMessages、电话等等）时，拥有一个集中的“信息库”就变得更加重要。
所有这些渠道都包含业务记录，因此需要保留。现代归档软件可以将这些新类型的数据与电子邮件一起归档，并允许一次性对所有内容进行综合搜索。
12.数据验证
由于电子邮件可以用作证据，因此您的组织必须能够证明电子邮件已以原始状态存档并且在存档期间保持完整。
在电子取证方面，元数据中的时间和日期戳对法院来说是最重要的信息。这些真实性和消息完整性验证功能有助于证明特定电子邮件未被操纵或伪造，最大限度地降低法律风险，并有助于内部调查。
电子邮件归档软件会自动实时存储电子邮件，确保其原始日期和所有其他元数据的准确性。
13.灾难恢复
如果您的网络出现故障，您将必须恢复数据库。这就是为什么大多数公司希望添加第二层数据保护和安全措施。
电子邮件存档设置与普通备份不同，因为它们允许组织不间断地访问信息并在发生灾难时保持业务连续性。
它们为您提供所有通信的备份，并能够快速恢复。这就像为您的数据提供了两个独立的存储位置，在网络中断时非常有用。
14.升级和迁移
电子邮件归档简化了未来的服务器升级和迁移，包括迁移到云端。
由于存档电子邮件与您的实时电子邮件环境分开存储，您的活动电子邮件数据库更小，更易于管理。这可以缩短迁移时间，降低数据损坏的风险，并增强安全性。
无论您是升级内部部署基础设施还是过渡到基于云的电子邮件系统，拥有专用存档都可以确保历史数据在迁移过程中保持完整、可搜索且不受影响。
15. 改善网络性能
如果您将所有电子邮件都存储在服务器上，您可能会注意到搜索、下载、转发或发送电子邮件时的性能会受到影响。确实，服务器上的数据过多会堵塞您的沟通渠道。
随着公司新员工的加入，问题会变得越来越严重，因为他们离职后，你无法直接删除他们的数据。将旧邮件存档可以减轻主服务器的负载。
16.企业知识管理
即使您的组织不属于受监管行业，电子邮件归档作为企业知识的中心枢纽，仍然可以发挥巨大价值。它可以捕获宝贵的洞察，例如您的团队响应速度、沟通模式以及谁是您的顶尖贡献者。
但其好处远不止于分析。电子邮件归档可帮助您主动管理数据，保护从客户互动、内部对话到关键联系人和任务历史记录的所有内容。
当您的数据安全且管理良好时，每个人都可以轻松访问，从而帮助您保持运营效率和组织的长期声誉。
17. 轻松集成
电子邮件归档解决方案通常与所有主流电子邮件平台集成。有些解决方案包含Outlook插件等功能，允许用户直接从 Outlook 访问归档文件，从而节省时间并使用熟悉的界面。
大多数此类解决方案均能实现零摩擦，并且通常可以与您的组织正在使用的其他沟通渠道集成。
18. 审计追踪
拥有电子邮件存档意味着管理员和合规经理可以进行审计。授权员工可以通过特定时间段内特定用户活动的历史视图查看审计线索。
如果员工试图访问未经授权的信息或从陌生的设备登录，此活动将被记录在审计跟踪中。管理员还可以检查搜索了哪些特定关键字、哪些用户查找了哪些数据、他们是否试图修改某些保留规则，或者是否有人试图超越他们的权限。
从哪里开始电子邮件归档？
您可以按照以下指南开始进行电子邮件归档：
- 评估您的需求——了解您为何需要电子邮件归档解决方案。是为了合规性、数据管理、电子取证，还是其他多种需求的组合？查看上面的列表，了解电子邮件归档能为您的组织带来哪些益处。
- 审查法规和联邦法律——研究您所在行业的法规，并确保您了解适用于您的法律，尤其是您需要保留电子邮件多长时间。
- 选择解决方案——探索电子邮件归档解决方案并比较其功能、优点、缺点、定价以及它们如何满足您的需求。
- 迁移数据——一旦您的电子邮件归档解决方案设置完毕，您将需要将所有电子邮件转移到其数据库中以进行安全保管。
- 创建电子邮件保留策略— 制定清晰的电子邮件保留策略，供整个组织遵循。将任务自动化到您的解决方案中，并根据具体情况定义不同的保留日期。
- 培训您的团队——确保您的法务、人力资源、IT、合规员工以及利益相关者了解如何使用档案及其规则。务必为您的核心归档团队设定角色和职责。
- 告知您的员工——通过新的电子邮件保留政策，整个组织需要了解归档对他们意味着什么以及如何使用它。
- 审查和改进——电子邮件归档并非一次性任务。定期审查和改进您的归档策略，以满足不断变化的监管要求和组织需求。
通过遵循这些步骤，您可以简化组织中电子邮件归档的实施，确保合规性、有效的数据管理以及团队更顺畅的整体工作流程。
常问问题
电子邮件在档案中保存多长时间？
这取决于公司的电子邮件保留策略，该策略是根据行业、组织政策以及控制电子邮件保留的合规法律定义的。大多数电子邮件归档解决方案都具有永久保留电子邮件的功能，或者允许管理员和合规官设置保留规则。保留策略到期后，电子邮件将被自动删除。
存档旧电子邮件的最佳方法是什么？
最好使用电子邮件归档软件来自动化电子邮件的捕获、搜索和存储过程。最佳归档方法的选择取决于您的具体需求、现有的 IT 基础架构、公司规模和法律要求。
存档电子邮件时会发生什么？
归档电子邮件后，它会从您的活动邮箱或文件夹中移出，并存储在其他位置，以便长期保留和将来参考。对于组织而言，这意味着所有员工的电子邮件都会被转移到一个集中式电子邮件归档系统中，管理员和合规官可以在其中查看和管理它们。
存档的电子邮件会被删除吗？
不会，您存档的电子邮件不会被删除。它们只是从您的活动邮箱移至其他位置。保留策略到期后，存档系统会自动删除它们。
员工可以删除存档的电子邮件吗？
不可以，最终用户无法删除任何内容，因为存档的电子邮件需要保留在系统中，只要它们处于有效的电子邮件保留策略之下，该策略由贵公司控制。
归档电子邮件是否节省空间？
是的，归档可以帮助节省电子邮件服务器和客户端应用程序的空间。归档电子邮件时，通常会将其从活动邮箱或文件夹移动到单独的存储位置，例如归档服务器或电子邮件归档工具。此过程可以减少活动邮箱的大小，释放存储空间并提高电子邮件系统的性能。
我应该存档还是删除电子邮件？
归档更安全，并有助于合规，而删除则可能带来数据丢失或法律问题的风险。不要让员工自行决定。制定清晰的保留策略并自动化归档，以确保一致、可靠的记录管理。
|
|
