2025年，电子邮件在现代商业中仍然扮演着核心角色。它用于共享信息、讨论决策、发送业务文档以及沟通变更。这就引出了电子邮件保留的问题——电子邮件是重要的文件，与其他任何业务记录一样，需要妥善保存。
组织使用电子邮件归档解决方案来确保其电子邮件符合相关法律和监管要求。
然而，为了确保电子邮件记录合规，还需要采取额外措施。其中一个关键环节是建立全面的电子邮件保留政策。
为了帮助您了解电子邮件保留要求并遵守所有相关的隐私和数据保留法规，本博客文章将涵盖：
- 什么是电子邮件保留策略，以及为什么实施它至关重要
- 您的组织应该将电子邮件存档多长时间
- 关键电子邮件保留策略最佳实践
- 不遵守规定会有什么后果
什么是电子邮件保留策略？
电子邮件保留策略 (ERP) 是一项公司程序，规定了电子邮件在归档解决方案中保留多长时间后才会被永久删除。此策略可作为法律保护，并在法庭案件或满足各种政府和行业法规要求时作为通信证明。
一家公司可以拥有多个电子邮件保留策略，以及单独的电子邮件删除和归档策略。这些策略甚至可以在电子邮件保留期限上有所不同，或者针对不同部门制定不同的规则。
确定您的公司将保留电子邮件通信多长时间可能比您最初想象的更具挑战性。
电子邮件保留策略的重要性
在您的组织中实施电子邮件保留策略的原因有很多。其中一些是：
- 法律合规。由于大多数组织需要遵守州和联邦法律，电子邮件保留策略可以保护您免受法律漏洞的侵害。它们确保您遵守数据保护法，不会受到处罚。
- 法律调查。电子邮件在任何法律纠纷中都扮演着重要的角色，因为它是最常用的沟通渠道。一个结构良好的策略可以帮助您保留重要的电子邮件并快速找到它们。
- 数据管理。电子邮件保留策略可保护关键业务文档和其他重要信息免遭丢失，确保高效检索和有序数据管理。
- 声誉和信任。有效的电子邮件管理体现了责任感，并与客户、法人实体和利益相关者建立了信任。
- 风险缓解。电子邮件保留策略最大限度地减少了由于电子邮件管理不善而导致的任何潜在法律和财务风险。
您的电子邮件保留策略应该持续多长时间？
在创建电子邮件保留策略时，确定长度或时间跨度是一个非常重要的因素，因为它会影响您需要多少存储和资源以及如何遵循内部策略。
完美长度并没有一个放之四海而皆准的解决方案，因为它受三个关键因素的调节。
- 法律和监管电子邮件保留要求。法律规定必须保留某些电子邮件多长时间。
- 不同的行业标准。最佳实践决定了特定行业内电子邮件应保留多长时间。
- 具体的业务需求。有效沟通和协作的运营需求。
其中，最重要的因素是法律法规。
下表概述了美国主要法律及其规定的电子邮件保留期限：
| 适用对象 | 法规/监管机构 | 保留期限 |
| 所有行业 | 美国国税局（IRS） | 7年 |
| 全部（政府+教育） | 《信息自由法》（FOIA） | 3年 |
| 所有上市公司 | 萨班斯-奥克斯利法案（SOX） | 7年 |
| 教育 | 家庭教育权和隐私权法 | 5年 |
| 金融的 | 《格雷姆-里奇-比利雷法案》（GLBA） | 7年 |
| 金融（银行） | 联邦存款保险公司 | 5年 |
| 金融（经纪人、交易商、投资银行家、证券公司） | 美国金融业监管局，SEC 17a-4，SEC 17a-3 | 6年 |
| 国防部承包商 | 国防部 5015.2 | 3年 |
| 信用卡公司 | 支付卡行业数据安全标准 (PCI DSS) | 1年 |
| 卫生保健 | 健康保险隐私及责任法 | 7年 |
| 制药 | FDA | 2年 |
| 电信 | 联邦通信委员会 | 2年 |
最后，较长或较短的保留策略既有优点也有缺点。
例如，更长的保留策略允许您保留更早的电子邮件，从而实现更好的业务连续性。然而，它们可能会将您的数据暴露给未经授权的访问，并占用更多资源。
另一方面，较短的保留策略实施和维护起来更便宜，并减少了卷入针对电子邮件的法律调查的可能性，但它们有可能违反许多行业的各种法规。
现在您已经了解了电子邮件保留策略是什么、为什么以及需要多长时间，让我们来了解您应该采用的最佳实践。
电子邮件保留策略最佳实践
如果您不确定从哪里开始制定电子邮件保留策略，或者您已经有了电子邮件保留策略但想要使其变得更好，请遵循这些最佳做法。
1. 制定适合您组织的保留策略
正如前面提到的，没有一种电子邮件保留策略可以复制，适合每个行业并能让您保持合规。
最糟糕的做法就是忽略创建电子邮件保留策略，而寄希望于员工自行管理电子邮件和重要记录。当需要这些电子邮件时，您将陷入困境，无法恢复它们。
要创建电子邮件保留策略，请遵循以下步骤：
- 确定利益相关者。确定组织中哪些人将参与制定政策。关键利益相关者通常是法务、财务、合规、IT、数据管理等相关部门的代表。
- 了解法律法规要求。进行研究，确定适用于您所在行业的具体法规，并确定您的政策期限以及需要存档的数据。（请参阅上表）
- 明确目标和保留期限。研究完所有内容后，概述保留电子邮件的原因和期限。
- 对电子邮件数据进行分类。根据电子邮件的重要性、敏感性和监管影响对其进行分类。此分类将有助于为每个类别设置适当的保留期限。
- 制定规程。确定如何保留电子邮件、将其存档在何处、使用哪种软件、多久检查一次数据，以及在发生泄露和数据丢失时应采取的措施。
- 法律审查。将您的政策提交给法律团队进行审查，并根据反馈进行修改。
- 执行政策。一切准备就绪后，就可以开始在组织内实施该政策，并培训员工了解该政策对他们的意义。
创建电子邮件保留策略后，您可以继续改进它并实施其他最佳实践。
2. 利用电子邮件归档解决方案
定义电子邮件保留策略后，您将需要开始跟踪和保留出站、入站和内部电子邮件通信。
控制电子邮件访问、追踪策略执行情况以及长期保存电子邮件是一项极具挑战性的工作。确保策略得到严格遵守几乎不可能手动完成。
这就是Jatheon 等电子邮件归档解决方案帮助您自动化关键流程并完全消除人为错误或员工故意不当行为的可能性的地方。
电子邮件归档解决方案允许您根据各种标准（例如数据类型、法规和部门偏好）定义电子邮件保留策略，甚至创建多个保留策略。
最大的好处是，将电子邮件归档到云平台上，既经济又高效。云平台会根据需要保留电子邮件，并在保留期到期后自动删除。这意味着创建策略后您无需进行任何手动操作。
更进一步的是，像 Jatheon 这样的软件会自动保留符合特定策略的电子邮件，并允许您搜索符合该特定策略的电子邮件，而使用其高级过滤器可以轻松实现这一点。
3. 使用电子邮件保留策略主动监控沟通
您的电子邮件归档软件还可以帮助您的合规和人力资源团队追踪员工的不当行为或防止共享敏感的业务信息，这可能会导致法律问题。
这可以通过制定用于控制特定专业指南的公司内部政策和规则来实现。
例如，如果你想确保员工在沟通时不说脏话，该软件可以监控对话，并提醒你不当用语。这可以通过在 Jatheon 中执行以下流程来实现：
- 创建关键字列表后，继续创建保留策略或规则。在 Jatheon Cloud 上，这通过保留标签完成，您可以在其中定义标签名称（脏话）、电子邮件的删除时间（此处设置为无限期，这意味着它们将永远保留在存档中），并指定日期范围。
- 如果您要扫描整封邮件（包括主题、正文和附件）中的脏话，您可以选择“保留搜索词”下的“邮件条件”，然后选择您创建的关键词列表。点击“保存”按钮确认。
- 然后，您将能够看到迄今为止创建的所有保留标签的列表，包括亵渎内容。
您的电子邮件归档解决方案将通过扫描电子邮件中的这些关键词自动保留符合策略的电子邮件，并在违反规则时通知管理员或合规官。
通过保留策略进行主动监控的其他实际例子包括扫描电子通信中的信用卡或社会保障号码。
4. 超越电子邮件保留和归档的思考
尽管近63%的商业人士在谈论关键业务信息时更喜欢通过电子邮件进行沟通，但并非所有沟通都通过这种媒介进行。电子邮件的主导地位正在随着每一代人的进步而逐渐减弱，它不再是唯一的沟通方式。
这意味着大量信息通过社交媒体和手机短信等其他渠道传播。这些信息对于组织保持合规并在法律案件中运用至关重要。
将保留策略应用于组织使用的所有其他通信渠道非常重要，这可能具有挑战性，因为这意味着您需要管理的不仅仅是电子邮件。
幸运的是，有像 Jatheon 这样的解决方案可以帮助您存档所有频道，包括：
最好的部分是，所有内容都与您的电子邮件一起显示在一个用户界面中。
这使您可以在其他渠道上利用电子邮件存档功能，并为不同的通信平台创建不同的策略。
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