找到一封你记得的电子邮件或短信很容易。但当你需要查找一封只记得其中包含某样特定内容（无论是一个单词、一个短语、一个附件，还是其中包含的重要链接）的电子邮件时，麻烦就来了。一个优秀的电子邮件归档解决方案允许你仅基于碎片信息搜索并定位到所需的精确数据。这得益于两项功能：真正强大的搜索选项和全面的索引。查看这张信息图，了解这些功能如何帮助你在数TB的数据中定位电子邮件并提升业务生产力。
想象一下这样的场景——你需要查找一个月前同事发给你的一封电子邮件。你不记得主题行，也不确切记得日期。那么在这种情况下，你通常会怎么做？
你翻找邮件，满心绝望。
你浪费了宝贵的办公时间。
每天有超过2050亿封电子邮件被发送，我们必须承认电子邮件至关重要，它是帮助我们完成工作的首要数字工具。
然而，处理电子邮件会干扰我们的工作流程。
根据麦肯锡全球研究院的报告，普通人每周花费13个小时阅读、删除、分类、搜索和发送电子邮件（几乎占我们工作周的30%）。
当需要在如迷宫般的邮箱中搜索某一封电子邮件时，电子邮件归档就真正派上用场了。
电子邮件归档如何提供帮助
找到一封你记得的电子邮件或短信很容易。
但当你需要查找一封只记得其中包含某样特定内容（无论是一个单词、一个短语、一个附件，还是其中包含的重要链接）的电子邮件时，麻烦就来了。
一个优秀的电子邮件归档解决方案允许你仅基于碎片信息搜索并定位到所需的精确数据。这得益于两项功能：真正强大的搜索选项和全面的索引。
电子邮件归档中的“索引”是什么意思？
当一封电子邮件到达归档设备时，设备会根据预定义的标准对其进行读取，然后创建一个可搜索的术语列表（称为索引），供后续作为搜索条件使用。
如果你是最终用户，通常可用于在自己邮箱中执行搜索的条件包括：发件人、收件人、主题、正文和附件。
但如果你是合规官或管理员，你将有权限搜索其他人的邮箱。这进一步增加了复杂性：如何在海量电子邮件中找到目标邮件？
如果有高级搜索选项，这会很简单。它允许你在海量数据中精准定位特定电子邮件，并提供可管理的结果集。
先前索引的邮件现在可以使用标准邮件头条件进行搜索：发件人、收件人、抄送、密送、隐藏收件人、发件人、主题、正文和邮件内容。
一个优秀的归档解决方案还能基于以下条件进行搜索：附件、对话记录（两人之间的交流）、邮件大小和附件大小。
许多解决方案在索引邮件头条件和邮件正文方面表现不错，但真正能索引附件的却寥寥无几。你需要一个高质量的电子邮件归档工具来实现附件索引。附件索引意味着如果收到的电子邮件包含.pdf、.doc、.docx或.txt文件等附件，这些附件将被索引并实现完全可搜索。
仍未信服？
员工经常需要参考和使用旧邮件及附件，且会花费大量时间寻找它们。
他们的生产力会因在无穷无尽的邮件中搜索而浪费时间受到影响。全面的索引使你能够在整个电子邮件归档中执行几乎即时的搜索，为员工节省大量时间。
在法律场景中，能够在数百万封邮件中找到特定邮件更为重要。你的组织可能会收到电子发现请求，要求提供某一日期范围内两名员工之间交换的所有电子邮件和即时消息。得益于全面的索引，你可以快速找到并提交这些邮件，而无需为昂贵的手动搜索支付高额费用。
若想了解Jatheon如何对电子邮件进行索引并获取更多关于搜索选项的信息，请立即联系我们或预约个人演示。
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