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引言 |
电子邮件归档是每个IT环境的重要组成部分。虽然过去仅被视为附加优势，但在当今时代，电子邮件和其他非结构化数据的归档已成为必要举措，这源于法规合规、数据存储等多重考量。
对于任何组织（尤其是拥有庞大IT系统和成百上千邮件用户的大型企业）来说，实施电子邮件归档可能看似艰巨。但无需担忧！只要制定合理的策略，在大型企业中实施电子邮件归档完全可以轻松驾驭。
为帮助您充分挖掘电子邮件归档的潜力，我们整理了适用于大型IT系统的电子邮件归档最佳实践指南。即使您的组织规模较小也请继续阅读——大多数实践同样适用！
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#1 采购技术前先识别挑战 |
IT经理在研究电子邮件归档方案时最常见的错误，在于未能全面理解归档能解决的所有潜在挑战。企业往往采用"救火式"应对而非结构化预防策略。
假设面临即将到来的审计却准备不足，您会进入故障排除模式，仓促采购可能符合特定法规但无法解决存储问题的归档技术。
多数企业存在多个可通过电子邮件归档解决的问题。
无论是存储管理、法规合规还是数据保护，请确保在采购前充分理解所有需求。
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#2 制定或更新邮件保留政策 |
鲜有企业定期更新邮件保留政策。若有则值得赞许，但仍有优化空间；若无则须立即制定——这是获得全员认同的唯一途径。
有效保留政策应涵盖：政策适用范围、数据保留指南、操作流程及责任划分。同时需包含各类数据的保留时限，以及易于遵循的保留计划。
政策务必简明扼要——这点至关重要。若员工需要超过一分钟解读政策，将难以落实。简化政策还能确保归档一致性。
最后，请每年审查数据保留政策。法律法规频繁变更，政策须与时俱进。
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#3 政策制定需整合多方意见 |
邮件保留政策影响企业全员，应反映多数员工意见。组建跨职能团队，访谈各部门员工了解文档创建方式、复用需求及存储习惯，从而制定切合实际的政策。
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#4 全员宣贯政策 |
确保全体员工清晰知悉政策内容并易于获取。培训应涵盖政策背景、法规要求、违规后果及相关技术使用。
充分培训可杜绝"我不知道"的借口。
建立标准化培训流程，即使大型系统也能实现全员覆盖。
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#5 赋能员工自助服务 |
部署归档解决方案并开放自助访问，既能减轻IT负担，又能提升员工信心。
归档系统使员工能自主检索丢失文件，显著提升IT与非IT人员的工作效率。
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#6 全面禁用PST文件 |
未采用自动归档的企业中，员工常创建个人存储文件夹(PST)。这既耗时又影响效率。
实施归档方案后，应明确引导员工使用系统搜索功能替代PST。
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#7 勿删邮件但需过滤垃圾 |
归档后无需删除邮件，但需在服务器端拦截垃圾邮件，避免无效数据堆积。
归档系统让删除成为非必选项。
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#8 实现归档流程自动化 |
面对法务部电子举证、HR行为监控等多方需求，自动化能有效提升合规效率，降低人为错误，释放IT资源。
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#9 减轻服务器负载 |
归档可显著降低存储需求，优化邮箱体积，提升检索速度，降低服务器崩溃风险。
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#10 归档与备份双管齐下 |
备份侧重故障恢复，归档强调带元数据存储和高级检索。两者结合可构建本地归档+异地备份的容灾体系。
切勿将归档排除在灾难恢复计划外。
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#11 选择合规解决方案 |
了解适用法规后，选择满足所有合规要求的归档方案，助您从容应对监管审查。
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#12 选择归档保护一体化方案 |
采用统一解决方案整合分散的归档与保护系统，建立集中化、易检索的数据仓库。
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#13 深度挖掘归档价值 |
企业75%的知识资产存储于信息系统。归档系统既是抵御威胁的盾牌，更是企业情报金矿。
将归档系统打造为企业知识库与风险预警平台。
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结语 |
在大型IT系统中实施电子邮件归档虽具挑战，但遵循行业最佳实践制定战略并稳步推进，不仅能实现全面合规与数据优化，更能提升整体生产力。
需求明确、方案落地、培训到位后，您便可高枕无忧——数据安全无虞。
若需了解Jatheon如何助您实施归档解决方案，请联系我们或预约演示。
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