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简介：归档电子邮件的传统与新理由 |
当我们思考电子邮件归档及其好处时，首先想到的优势是遵守法规合规和为电子发现做准备。管理和保存电子邮件及其他数字通信的法律法规（并伴随严厉处罚）在不同行业往往有所不同，但其中最著名的包括《萨班斯-奥克斯利法案》、《联邦民事诉讼规则》（FRCP）、《健康保险流通与责任法案》（HIPAA）、美国证券交易委员会（SEC）和《金融服务现代化法案》（GLBA）。电子邮件归档还可以帮助确保及时高效地响应电子发现请求——这是高度监管行业的组织特别重视的一点，因为它们长期处于对诉讼和法律诉讼的担忧之中。
虽然这两个理由确实有效且非常重要，但组织往往没有意识到，除了这些传统理由和不合规的威胁之外，电子邮件归档还有更多方面。
组织往往没有意识到，除了这些传统理由和不合规的威胁之外，电子邮件归档还有更多方面。
事实上，绝大多数电子邮件归档公司都将其归档解决方案宣传为“即设即忘”的方案。这种策略强调的是，您的电子邮件归档器不需要经常监督、担心或修复。然而，这样的信息可能会导致客户忽略其归档的额外好处和潜在用途。公司往往没有意识到，他们的归档信息是一个庞大的知识基础，可以利用它来获取关于整个组织、员工及其关系的宝贵见解，并得出重要结论和有用的改进想法。
公司往往没有意识到，他们的归档信息是一个庞大的知识基础，可以利用它来获取关于整个组织的宝贵见解。
然而，近年来重点发生了转变。这两个防御性理由现在被认为是基本好处，而越来越多的组织开始认识到，他们可以主动利用归档信息并改善整个业务运营。
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数据：归档、治理与管理 |
数据治理可以定义为组织建立并遵循的一个过程，以确保数据的可用性、实用性、完整性和安全性，并使其可供整个组织使用。这个过程在很大程度上依赖于数据治理技术，该技术允许负责的个人（即所谓的数据管理员）评估、监控、管理、使用和保护组织信息。如果没有这种技术的帮助，很难确保整个企业对组织数据的一致和正确处理。数据治理有几个目标，但其中许多与数据归档的目标重叠：降低监管罚款风险、提高数据安全性、优化员工效率等。另一个相似之处在于主要驱动因素，这些驱动因素通常包括外部法规，如《萨班斯-奥克斯利法案》或欧洲的《通用数据保护条例》（GDPR）以及各种其他隐私法。
随着组织努力利用归档数据来改善业务和加强监督，数据治理以及电子邮件和社交媒体归档目前在企业中正占据更核心的地位。
随着组织努力利用归档数据来改善业务和加强监督，数据治理以及电子邮件和社交媒体归档目前在企业中正占据更核心的地位。这意味着归档不再仅仅关乎合规、电子发现和存储，还关乎扩展公司治理和保护有价值的公司信息。
归档不再仅仅关乎合规、电子发现和存储，还关乎扩展公司治理和保护有价值的公司信息。
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电子邮件归档对管理层的好处 |
即使您的组织属于不受监管的行业（无需担心合规问题），您的电子邮件归档也是庞大的企业知识宝库。对电子邮件归档中包含的信息进行有针对性的分析，可以帮助管理人员更深入地了解其业务和组织内的信息流动。这将使他们能够看到组织内部的实际运作方式，以及员工如何与客户、同事和合作伙伴沟通。
对电子邮件归档的这种分析可以帮助决策者识别优势点或潜在问题以及业务中可以改进的方面。它还允许他们监控和理解同事之间存在的社会关系，并帮助识别薄弱环节以及表现出色的员工——即那些在需要解决问题或完成任务时大家都会求助的人。哪位员工回复电子邮件耗时最长？IT团队中谁是典型的“求助对象”？利益相关者从归档通信中获得的这些宝贵见解，将使他们能够做出更好的决策、达成可执行的结果，并提供否则可能无法获得的关于组织的重要洞察力。
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电子邮件归档对IT团队的好处 |
最近的研究表明，四分之一的企业经历着每年25%的存储管理增长。如此高的存储增长率在很大程度上可归因于电子邮件使用的增加，以及随之而来的附件大小的不断增加。这导致公司实施严格的电子邮件配额，以保持服务器的最佳性能和效率。电子邮件归档解决方案将为您的邮件服务器带来急需的缓解，同时允许您的IT团队取消配额。这是因为归档允许公司存储其旧有信息，而无需将其保留在实时服务器或电子邮件收件箱中。
此外，最终用户通常难以在其不堪重负的收件箱中找到特定的电子邮件。他们经常会不小心删除包含有价值（且通常是有罪）公司数据的电子邮件。在这种情况下，他们通常不得不联系IT部门，请求帮助检索必要的文件。这给IT团队带来了额外的压力。归档可以在日常需要完成的众多任务中提高效率和生产力。具有高级搜索、检索和导出选项的完全可搜索的电子邮件归档，将允许最终用户管理自己的电子邮件而无需打扰IT部门，这最终将为您的组织节省大量时间和麻烦。换句话说，自动电子邮件归档最终会提高最终用户和IT员工的生产力。它还有助于最大化工作流程效率，因为可以更快地定位和恢复电子邮件，且参与该过程的人员更少。您的IT团队会很高兴不再需要不断担心邮件服务器，并为其他重要项目赢得更多时间。
具有高级搜索、检索和导出选项的完全可搜索的电子邮件归档，将允许最终用户管理自己的电子邮件而无需打扰IT部门，这最终将为您的组织节省大量时间和麻烦。
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法律和合规部门如何从电子邮件归档中受益 |
公司或企业的法律部门负责提供法律服务和建议。鉴于合规本质上是一个法律问题，法律部门（尤其是在大型公司中）通常会意识到需要任命一名合规官。合规官的主要角色和职责是确保公司以尊重适用的联邦、州和行业特定法律法规的方式运营，并以主动的方式防止潜在的不合规行为。金融服务、医疗保健或政府等几个大型行业受到非常严格的监管。
长期以来，电子邮件归档一直被视为一种合规解决方案，它监控所有传入、传出和内部的电子邮件通信，以不可变的格式捕获并存储在安全的存储库中，并允许在审计人员访问或诉讼支持时检索它们。
电子邮件归档解决方案将允许您轻松应用诉讼保留、防止证据损毁并确保顺畅的电子发现过程，而无需支付数千美元的数据检索费用。此外，它将让您的法律部门或法律顾问放心，因为您的公司电子邮件和社交媒体记录是集中的，而不是分布在各种设备或服务器上。归档是一种技术，使公司能够轻松高效地满足法律和法规要求，而无需在数据检索和发现上浪费大量资金。
电子邮件归档将让您的法律部门放心，因为您的公司电子邮件和社交媒体记录是集中的，而不是分布在各种设备或服务器上。
另一个值得一提的好处是监控和控制员工的电子邮件和社交媒体通信。尽管您的员工和同事每天交换的绝大多数消息都是与业务相关的，但有时并非如此。通过归档，您可以定义策略、设置规则和通知、为用户、管理员和合规官应用不同级别的访问权限，并在员工的在线通信包含不当内容时收到警报。
电子邮件归档解决方案将使您的法律和合规团队能够跟踪谁在何时访问了哪些电子邮件，监控消息是否存在违规行为，检测工作场所纠纷，并防止更严重的违规行为，如性骚扰和证据损毁。
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最终用户与电子邮件归档 |
电子邮件归档解决方案为最终用户带来了显著优势。在电子邮件管理方面，据说有两大类员工——极简主义者和囤积者。极简主义者喜欢保持收件箱干净整洁，因此他们倾向于定期细致地删除所有内容。有时，他们删除过度。囤积者则是那些不明白收件箱应该是电子邮件到达的地方，而不是永远保存的地方的人。这种做法通常源于良好的意图或担心删除以后需要的东西。
这两类人都可以从电子邮件归档解决方案中受益。关键一如既往在于教育。制定适当的电子邮件管理和保留政策，然后向员工宣传，将确保每个人都达成共识。
另一个挑战在于，员工经常使用两个或更多设备，这导致数据分散，给系统管理员带来噩梦。电子邮件归档解决方案会自动捕获和归档所有电子邮件，这意味着您的员工不再需要受配额的困扰，也无需再问“删除还是不删除”的问题。此外，它将帮助您整理本地存储、为邮件服务器提供极大的缓解并让您的IT团队松一口气。员工生产力将显著提高，因为电子邮件归档软件的功能（如高级搜索和轻松导出）将使他们能够轻松找到每一封电子邮件，而无需手动筛选数千封邮件或向IT求助。由于邮件平台内置的归档和搜索选项仅提供最基本的参数和功能，负责任的组织越来越多地选择更强大的电子邮件归档工具，以提高生产力和整体业务安全性。
员工生产力将显著提高，因为电子邮件归档软件的功能（如高级搜索和轻松导出）将使他们能够轻松找到每一封电子邮件，而无需手动筛选数千封邮件或向IT求助。
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结论 |
如果您的公司面临严格的电子邮件和社交媒体合规要求，而您仍未实施电子邮件归档解决方案，请记住，对数据的这种低可见性以及敏感信息分散在各个地方的事实绝非好事。糟糕的数据管理可能导致高额罚款，使您的组织面临财务风险，并留下不良声誉。
糟糕的数据管理可能导致高额罚款，使您的组织面临财务风险，并留下不良声誉。
归档包含关于组织运营、信息流动和许多其他类型内容的丰富信息，如果进行适当分析，可以转化为可执行的见解，使关键利益相关者能够对业务做出明智决策，并为他们提供竞争优势。归档通信数据的企业不仅改善了合规方面的义务，还可以将其归档转化为提供大量宝贵见解的企业情报存储库。
电子邮件归档解决方案及其功能越来越复杂，它们开始不仅用于法规合规、存储问题和电子发现等防御性理由，还作为可以分析和从中提取宝贵见解的存储库。根据您的电子邮件归档器的先进程度，您将能够提取使整个组织受益的信息，不仅允许您监控、制裁和控制，还可以奖励特定员工及其行为，并了解他们的消息传递习惯。将您的电子邮件归档视为战略业务资产，而不是仅在需要时使用的东西，将为您的业务打开全新的可能性世界，并改善所有部门的数据管理。
若想了解Jatheon如何帮助您实施电子邮件归档解决方案，请预约个人演示或联系我们。
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下一条：电子邮件归档在医疗保健行业的好处 |
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