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简介：为什么首先需要归档？ |
在现代商业中，电子邮件是大多数企业的核心功能。DMR的最新报告显示，普通办公室员工每天大约收到120封电子邮件。管理员和合规官需要能够在数据丢失或用户误操作时恢复电子邮件和聊天记录。大量办公时间浪费在电子邮件上，因此 proper email management 是提高业务生产力的关键。一个安全、可访问且防篡改的电子邮件归档对于遵守各种联邦和州法律法规或行业标准至关重要。最后，电子邮件和社交媒体交流需要以防篡改格式存储，以便在组织需要响应电子发现请求时轻松检索。
未实施电子邮件归档解决方案的成本可能远远超过安装成本，因为无法遵守发现请求或不符合安全隐私标准可能导致法律费用或政府罚款，在某些情况下高达数百万美元。例如，一些财富1000强公司每年在电子发现成本上的支出高达3000万美元。
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决定成败的关键差异 |
如果您将电子邮件归档视为必需项，下一步是用最低成本从归档解决方案中获取最大功能。许多归档公司提供本地、云端或混合解决方案，但请记住，您的解决方案的强大程度取决于它所具备的功能。您可以选择归档设备或纯软件解决方案，但请记住，本地归档解决方案具有许多优势。
“许多归档公司提供本地、云端或混合解决方案，但请记住，您的解决方案的强大程度取决于它所具备的功能。”
首先，性价比优势显著，随着时间推移，总体拥有成本低得多。设备的简化界面为管理员提供了更简单的体验，同时仍保留完整的功能集和诸多功能，包括更快的搜索能力。
为避免购买电子邮件归档设备时出现隐藏成本，请寻找提供套餐的供应商，并花时间检查所有确保高效顺畅电子邮件归档过程的硬件和软件功能。最后但同样重要的是，花时间了解归档服务提供商在未来几年能提供何种支持和保障。
“为避免购买电子邮件归档设备时出现隐藏成本，请寻找提供套餐的供应商，并花时间检查所有确保高效顺畅电子邮件归档过程的硬件和软件功能。”
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10项必备硬件功能 |
容纳电子邮件归档器的矩形金属盒乍看可能不起眼，但别被表象迷惑，真正的核心在机箱内部。为提供终极无忧的归档体验，您的归档器必须是一台超级计算机，一台强大耐用的机器，需要具备某些特质才能真正满足业务需求。它必须快速可靠，不易出现数据损坏、硬件故障或电源中断。它需要像服务器一样强大可靠，能够不间断运行并处理海量数据。这就是为什么您应寻找具备服务器/企业级硬件的设备。
“您的归档器必须是一台超级计算机，一台强大耐用的机器，需要具备某些特质才能真正满足业务需求。”
服务器级硬件专为应对服务器环境的严苛要求而设计。与为台式电脑或智能手机等消费电子设备设计的轻量短时间使用的消费级硬件不同，服务器或企业级硬件旨在承受企业的不间断使用和繁重工作负载。如果您的归档器使用消费级硬件，设备的任何故障都可能导致数据丢失，这与归档的根本目的背道而驰。
以下是您的归档设备应具备的特定硬件功能概述：
1. 服务器级芯片组
芯片组是位于主板上的一组电子组件，用于管理处理器、内存和外设之间的数据流。芯片组在决定系统性能方面起着至关重要的作用，因为它们控制处理器与外部设备之间的通信。服务器级芯片组速度更快，支持具有更多缓存内存的更快处理器。整个系统的速度和性能在很大程度上取决于缓存内存。服务器芯片组采用高质量组件，设计用于持续运行。
2. ECC内存
为归档设备选择消费级内存和存储会对数据安全构成巨大风险，因为这容易受到静默数据损坏的影响，这种损坏可能由于辐射、存储设备老化和磨损而发生。当静默数据损坏发生时，没有任何警告信号。ECC内存可免疫此类错误——从每个字读取的数据始终与写入的数据相同，即使一个或多个存储位被翻转到错误状态。因此，使用ECC内存对于归档或数据检索等数据敏感任务绝对必要。没有它，您永远无法确定数据在传输过程中是否发生了静默损坏。
3. SAS硬盘
与通常用于台式机和一般消费用途的SATA硬盘不同，SAS硬盘用于对高速和高可用性至关重要的企业计算。最流行的SATA硬盘格式中数据盘片的旋转速度为7200转/分钟，而两种主要类型的SAS硬盘转速为10000转和15000转。在可靠性方面，行业公认的SAS硬盘平均无故障时间（MTBF）为120万小时，而SATA硬盘仅为70万小时。归档设备中的SAS硬盘将确保归档解决方案快速可靠。
4. RAID阵列
RAID是将多个物理磁盘驱动器组件组合成一个单元，以实现数据冗余和性能提升。在RAID阵列中，数据分布在多个驱动器上，因此在一个或多个存储单元发生故障时，仍可以从剩余驱动器中检索数据。服务器通常配备RAID阵列，以防止意外硬件故障导致的数据丢失。RAID阵列在电子邮件归档中是必需的，因为它能成功防止硬件问题导致的归档数据丢失。
5. 冗余电源单元
冗余电源单元是硬件冗余的一个示例。在电子邮件归档中，冗余指的是复制关键组件（在此例中为电源）的做法，以便在组件故障时提供备份，提高可靠性和可用性。
冗余电源包含两个或多个电源单元，每个都能够为整个归档设备供电，但一次仅运行一个。如果一个电源单元发生故障，另一个将接管并保持设备运行。电源之间的切换是无缝的，不会中断设备的正常使用。在电子邮件归档中，配备冗余PSU至关重要，因为它能提高稳定性，确保归档过程的连续性，并最大限度减少设备关机或故障的可能性。
电源单元故障每4年至少可能发生一次，这种故障很严重，因为它会导致整个归档设备离线。故障原因可能包括风扇、电容器、电压尖峰到环境问题等。PSU可能在深夜或周末发生故障，此时可能数小时甚至数天无法更换。有了冗余电源单元，您可以放心，归档解决方案将不间断运行，且在需要时不会丢失任何电子邮件。
6. 带机箱入侵检测的机箱
谈到数据安全，再谨慎也不为过。机箱入侵检测是服务器级别的功能，可在检测到对设备的任何不当操作时通知相关人员。如果有人在夜间潜入服务器机房并从设备中移除硬盘以试图掩盖事实怎么办？将入侵检测视为额外的保护层，在设备未完全受控或处于不可信网络中时非常有用。
7. ZFS
ZFS是一种文件系统和卷管理器，用于指导和控制企业级计算机系统中的数据存储和检索。ZFS控制整个存储系统，确保存储在磁盘上的数据不会因物理错误、位衰减和数据损坏而丢失。ZFS与电子邮件归档中不可或缺的其他功能相关，其中数据的安全性和完整性至关重要。这些功能包括自修复数据集、用于长期数据保护的抗位衰减、基于ZFS快照功能开发的超快速附加复制、zettabyte级可扩展性（支持高存储容量）以及端到端数据全校验和保护等数据完整性功能。
8. 可扩展性和伸缩性
如果您的电子邮件归档具有可扩展性，意味着它能够承受不断增长的数据量，并且有潜力进行扩展以适应这种增长。如果您的业务突然增长，需要归档额外的20个邮箱怎么办？您购买的初始方案将不再足够，您将被迫提供更多存储空间。可扩展的解决方案允许您主动响应，提供更多空间来归档不断增长的电子邮件和其他数字通信量。
9. 适应性
电子邮件归档不再仅仅关乎电子邮件。事实上，随着电子邮件归档已演变为包括其他形式的在线通信，术语本身也在变化。常用的总称是数字通信归档或信息归档。立法也发生了变化，现在要求保留所有电子存储的信息，包括社交媒体内容、即时消息、网络搜索等。这意味着，如果您希望组织完全合规，您的电子邮件归档解决方案必须能够适应并归档这些其他在线内容。寻找能够将社交媒体归档集成到现有产品中的供应商。
10. SSD
您希望归档设备运行快速、存储大量数据、高质量且价格合理。使用旋转磁盘驱动器存储归档数据并使用SSD存储缓存的设备将实现这一点。缓存用于存储频繁访问的数据，以便未来对该数据的请求可以更快地得到响应。SSD缓存具有非常高的数据读取速度，使设备响应更加灵敏。因此，SSD缓存确保速度，而HDD则避免过高的价格标签。
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10项必备软件功能 |
良好的硬件很重要，但并非唯一重要的因素。尽管您需要设备可靠快速，但合规官和员工每天使用的是软件。优秀的电子邮件归档软件必须快速，让您能够管理数据而不会额外增加负担。它必须简单易用，具有直观的界面，实现轻松归档。借助设计良好的电子邮件归档软件，用户无需查阅使用手册。除了简单性和以用户为中心的设计，归档软件还需要具备复杂功能，以便轻松定位和检索文件。以下是您理想的归档软件应具备的十大功能概述。
“除了简单性和以用户为中心的设计，归档软件还需要具备复杂功能，以便轻松定位和检索文件。”
1. 强大的搜索选项
在电子邮件归档软件的所有功能中，搜索功能最为重要。您会最频繁地使用它，因此需要它非常强大。在邮箱中无穷无尽的杂乱电子邮件中寻找单个电子邮件，常常感觉像大海捞针。在最坏的情况下，您的组织会收到电子发现请求，且时间有限，需要提供一些潜在的有罪电子邮件。没有电子邮件归档，审查单个千兆字节的数据可能花费高达18000美元。强大的搜索功能可让您在几秒钟内定位特定电子邮件，为您节省数千美元。
快速搜索专为具有基本权限的员工设计，允许他们每天在自己的邮箱中执行简单搜索。多邮箱搜索专为管理员和合规官设计，允许他们搜索所有人的邮箱。良好的搜索功能应包含各种搜索条件，并能够搜索PDF和Word附件。如果您得到大量结果，应该有一个名为“子搜索”或“搜索内搜索”的选项，帮助您缩小结果范围。
高级搜索旨在方便执行更复杂、要求更高和更广泛的搜索。它允许用户、合规官和管理员浏览和管理数百万封电子邮件。它让您能够更好地构建搜索，即使在数TB的电子邮件数据中搜索，也能得到可管理的结果数量。总之，如果您希望为电子发现做好100%的准备，这就是您需要的功能。
2. 多种消息选项
归档软件应具备的其他与搜索相关的选项包括消息选项，允许用户管理和操作检索到的电子邮件（不可删除、转发、下载、导出、下载、打印、验证完整性、标记或评论）。用户应能够保存常用搜索，与特定用户共享，并查看最近搜索列表。
3. 用户角色、权限和审计跟踪
另一个便捷功能是能够为用户分配角色（例如，管理员、合规官和最终用户）以控制对归档的权限和访问。这些角色应可自定义以方便您使用。审计跟踪允许负责的员工监控和记录用户活动，这对于防止删除或更改潜在有罪的归档信息至关重要。
4. 诉讼保留
法律保留或诉讼保留是组织在预期诉讼、调查或审计时用于保存相关电子存储信息的过程。这意味着某些电子记录必须在其原始保留期后继续保存。法律保留功能允许管理员和合规官对特定用户的邮箱应用法律保留，从而无限期保存他们的通信。
5. 重复数据删除、单实例存储和压缩
重复数据删除、单实例存储和压缩等功能确保文件占用尽可能少的存储空间。重复数据删除功能确保重复消息仅在归档设备上保存一个副本。我们最喜欢的例子包括节日贺卡：如果CEO向3000名员工发送带有1MB附件的“节日快乐”消息，没有重复数据删除，附件将占用3GB存储。单实例存储类似——它确保两个用户发送的两封不同电子邮件中包含的相同附件将作为单个副本保存。最后，压缩通过减小每个归档消息和文件的大小来额外节省存储空间。
6. 可配置的清除周期
保留期到期后无需保留消息。清除功能允许您定义数据的生命周期，并在不再需要用于合规目的时自动删除。释放存储空间是额外的好处。
7. 无模式索引
当电子邮件到达归档设备时，设备会根据预定义的标准对其进行读取，然后创建一个可搜索的术语列表（称为索引），供后续作为搜索条件使用。优秀的归档解决方案应能够基于附件、对话、消息大小和附件大小等条件进行搜索。
许多解决方案在索引邮件头条件和邮件正文方面表现不错，但真正能索引附件的却寥寥无几。寻找同时索引附件的高质量电子邮件归档工具。附件索引意味着如果收到的电子邮件包含.pdf、.doc、.docx或.txt文件等附件，这些附件将被索引并实现完全可搜索。
8. 策略管理
电子邮件保留策略是公司政策，规定电子邮件应在归档中保留多长时间后自动删除。这些策略在很大程度上取决于特定的政府法规，且因行业而异。合规官负责研究相关法律并创建反映这些法律的电子邮件归档策略。电子邮件归档的主要好处是，一旦保留期到期（通常为7年后），电子邮件将自动删除。具有良好策略管理的电子邮件归档解决方案不仅允许您设置和自动化特定策略，还能消除人为错误的可能性并防止篡改归档数据。
9. 数据轻松导入导出及与邮件服务器兼容性
顶级归档软件的另一项重要功能是平台无关性，即它需要与Exchange、Office 365、Gmail等所有主要电子邮件平台顺利集成。
它需要能够快速顺畅地从邮件平台导入或摄取遗留数据。您的电子邮件归档工具的开发应确保将大量数据从遗留系统轻松迁移到新系统。遗留数据通常由PST或EML文件组成，必须摄取到归档中，以便用户以后能够访问、搜索和检索它们。
一旦在电子邮件归档的深处找到一些重要数据，您可能需要导出它们。寻找支持导出为PDF、EML和PST格式的归档软件。
10. 数据分析：报告和统计
如果数据不以无穷无尽的滚动列表形式显示，通常更容易理解和管理。直方图等选项提供电子邮件统计数据的可视化表示，并提供您可能无法通过其他方式获得的宝贵见解。
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接下来：支持与保障 |
虽然您的主要关注点确实应该是归档解决方案具备出色的硬件和软件，但电子邮件归档的故事并未在购买后结束。警惕那些在您支付设备费用后，对提供何种技术支持和保修含混不清的归档公司。您需要一个值得信赖的供应商，在出现问题时提供所有必要的支持。是的，问题可能会出现，无论您的IT团队中有多少专家，您都需要考虑潜在问题。
“警惕那些在您支付设备费用后，对提供何种技术支持和保修含混不清的归档公司。”
1. 免费软件更新
对于软件，确保获得定期（且免费）的更新。这样您将始终拥有最新版本的归档软件，并获得新功能、错误修复和更好的操作质量。没人喜欢频繁更新，但请注意，两次更新之间的最佳间隔不应超过2周。
2. 免费硬件维护和更换
对于硬件，请注意即使是最好的组件也可能发生故障。不幸的是，大多数客户在硬件需要更换时才想到这一点，为时已晚。优秀的供应商将提供硬件维护，并免费维修或更换任何故障组件。
另一个问题是技术和实际设备很快会过时。通常建议在4年后规划硬件的淘汰。寻找不仅提供维护，还提供免费硬件更换的归档公司。这意味着，如果您定期支付年度维护费，4年后将获得一台全新（且改进）的归档设备。
3. 技术支持和7×24小时监控
为确保归档过程顺利运行，归档公司还应提供7×24小时监控、全面技术支持和专属客户服务。优秀的供应商还将协助您进行遗留数据摄取和备份。
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结论 |
总之，归档电子邮件时，您需要能够快速检索它们，并且希望归档解决方案非常快速、可靠和强大。搜索和检索速度在电子邮件归档中至关重要，因此密切关注特定归档公司提供的功能集始终是个好主意。
“搜索和检索速度在电子邮件归档中至关重要，因此密切关注特定归档公司提供的功能集始终是个好主意。”
电子邮件归档解决方案不是您会心血来潮购买的东西，因此花时间仔细探索您的选项是有意义的。但请记住，选择归档设备的最佳方式是进行试驾或让归档专家演示所有这些功能在实践中如何工作。
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