目录
- 一 引言：电子邮件归档的演变
- 二 企业电子邮件归档的主要优势
- 三 不同部署类型：本地部署、云部署、混合部署、虚拟设备和原生部署
- 四 基于云的与本地部署的归档解决方案：概述
- 五 云解决方案不适用时：选择本地部署的理由
- 六 结论
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引言：电子邮件归档的演变 |
自安达信销毁3万封安然公司电子邮件后，我们清楚地认识到需要更完善的电子邮件管理机制。这正是整个电子邮件归档行业诞生的契机。
电子邮件归档是一种自动化流程，通过对所有入站、内部和出站的电子邮件通信进行捕获、保留和保护，确保邮件可在未来随时访问。所有电子邮件及其附件均会被索引，并以只读格式保存。这使用户能够通过多种条件进行搜索，并确保归档数据不可编辑、防篡改。作为数据存储和保护的综合方案，电子邮件归档为企业提供了单一存储库，实现对业务关键数据的快速安全访问与管理。
在电子邮件归档出现前，邮件维护和管理由终端用户或IT部门单独负责。随着内外部通信中数据共享的增加，这种模式很快变得难以为继。数据追踪和管理突然变得复杂得多，丢失重要信息的风险也成为企业（尤其是员工数量庞大的企业）的一大挑战。此外，随着合规法规和法律发现规则的不断演变，电子邮件数据处理需要一种更系统化、更安全的解决方案。
电子邮件归档因此显得尤为便捷，它解决了诸如邮件服务器故障、数据管理质量、成本优化、法规合规、诉讼响应和安全威胁等多种问题——这些对任何企业都至关重要。值得注意的是，归档并非对所有行业都强制要求，但受监管行业的企业在法律上必须保留电子通信（主要是电子邮件）的归档记录。
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企业电子邮件归档的主要优势 |
法规合规与法律准备
教育、金融、医疗或政府等垂直行业的严格监管环境，是推动电子邮件归档解决方案需求的主要因素之一。根据行业不同，组织需将电子邮件记录保留3-7年。在未决诉讼中，企业通常需快速检索相关通信（包括电子邮件）。电子邮件归档解决方案允许企业以防止证据损毁的格式存储邮件往来，应用诉讼保留，并确保数据快速检索，以实现顺畅的法律发现流程。
存储管理与业务生产力
每四家组织中就有一家面临每年25%的存储管理增长，这主要归因于电子邮件使用和不断增大的附件。当组织设置电子邮件存储限额时，目的是防止存储无限增长和服务器性能下降。电子邮件归档为服务器带来减负，并允许取消限额。若没有专用解决方案，查找一封难以定位的电子邮件可能成为员工的办公噩梦，他们不得不向IT团队寻求检索支持。具备便捷导出选项的全搜索归档将为相关人员节省大量时间和精力。
监控与数据治理
尽管员工日常交流的大部分信息与业务相关，但也不乏其他内容。通过归档，组织可以定义邮件政策、设置规则和通知，并在发现不当内容时收到警报。专用的归档和治理解决方案有助于检测职场纠纷，并防止诸如性骚扰和证据损毁等更严重的违规行为。即使组织属于非监管行业，邮件归档也将成为庞大的企业知识存储库，利用归档数据通常能为企业提供其他途径无法获得的关键洞察。
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不同部署类型 |
最初的“是否归档”困境，如今已演变为“归档什么以及如何归档”。
电子邮件归档技术解决方案可通过多种方式部署：
本地部署
在本地部署中，归档设备物理位于组织的办公场所内。这种部署类型常见于拥有必要IT基础设施来维护和管理解决方案的大型企业，优势包括对归档过程的完全控制、更高的安全性和便捷的访问监控。本地部署解决方案按存储空间收费。
云/SaaS部署
基于云的归档解决方案将电子邮件和其他公司数据存储在云端，由归档服务提供商负责数据安全和可用性。其显著优势是无需维护物理服务器，云解决方案按需要归档的邮箱数量定价。
混合部署
组织可实施混合解决方案，将业务关键和敏感数据存储在本地，而将次要信息托管在云端。
虚拟设备部署
这种部署类型下，组织会获得预配置的操作系统和应用程序，可在其虚拟环境中部署。
原生部署
Gmail、Exchange或Office 365等电子邮件服务器内置归档功能，优势在于部署简便和无缝集成。但这种企业归档方式存在显著缺点——搜索功能非常基础且通常效率低下、导出困难，缺乏第三方解决方案常见的自定义功能和复杂性。
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基于云的与本地部署的归档解决方案：概述 |
对经验丰富的归档公司和IT界而言，云技术的兴起从未意味着本地部署的消亡。
2010年后，归档领域似乎开始转向基于云的解决方案。这一趋势势不可挡，坚固可靠的本地部署解决方案突然被贴上“过时”“上世纪”“陈旧”“繁琐”的标签。云解决方案被宣传为创新、灵活、简单和可扩展的，其优势体现在访问便捷、支持包括移动设备在内的多种设备、快速升级和无限存储。但并非所有人都急于将本地设备换成托管解决方案，其中考量众多。
基于云的归档解决方案的五大优势
适合小型企业
尽管大多数本地部署归档解决方案适合500+员工的企业，但中小企业和初创公司通常缺乏支持本地部署所需的复杂IT基础设施。此外，若组织不属于医疗、教育或金融服务等受监管行业，其面临的监管问题较少。但这并不意味着此类公司无需归档电子邮件和社交媒体，托管解决方案是最可行的选择。
灵活性
购买本地部署归档设备意味着购买固定存储空间。尽管部分归档公司提供出色且经济的扩展计划，但云解决方案的灵活性仍难以比拟。云解决方案允许公司根据需求变化扩展或缩减存储容量，这种高度的运营敏捷性是云解决方案的主要优势。
可访问性
我们的工作方式正经历重大变革，越来越多的公司接受远程办公、倡导敏捷性并希望保持业务移动性。基于云的解决方案使终端用户、IT人员和合规官员能够通过各种设备和操作系统访问归档数据。
初始成本较低
与按存储容量销售的本地部署解决方案不同，云解决方案按邮箱定价，因此通常初始成本较低，可带来显著的成本优势。
人员与管理成本
采用本地部署系统的组织需具备至少一定的IT基础设施和人员，这需要额外的财务资源。本地部署需要定期硬件更新、硬件更换和软件维护合同。使用云归档，组织无需指派IT人员负责解决方案的设置、管理和监督，云服务由第三方专业人员管理，无需您方投入管理精力。最后，无需实际设备可降低组织的间接成本。
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云解决方案不适用时：选择本地部署的理由 |
你真的放心将数据交给他人吗？57%的IT经理认为本地部署的安全性仍优于云。
尽管任何归档都优于无归档，但解决方案的选择可能决定合规与否及是否面临违规处罚。许多IT专业人员仍对将业务关键数据归档到云端持谨慎态度。我们探究了本地部署归档解决方案何时及为何优于云端，以下是主要结论：
法规合规与电子发现
根据行业或地理位置，公司需遵守各种政府法规，这些法规规定了业务关键和敏感数据的使用和存储方式。典型例子是金融服务、医疗或教育等严格监管行业。对这些公司而言，IT部门必须向监管机构和审计师证明已采取所有必要措施确保敏感数据的安全，这通常意味着将数据存储在公司自有数据中心的本地部署方式，是确保安全的唯一途径。
另一方面，许多云解决方案（尤其是Exchange 2013等原生解决方案）无法满足严格的合规标准，此类解决方案缺乏许多重要功能（如审计日志和数据完整性验证）。这些功能对电子发现至关重要——审计日志记录并存储用户的所有操作，使合规官员、人力资源经理和法律团队完全确信归档数据未被篡改。
安全性、控制权与信任感
尽管云安全在过去几年显著提升，但医疗服务提供商等特定组织处理的受保护敏感数据，需要比云归档公司提供的更高级别的安全性。在许多将安全置于首位的企业中，IT经理更愿意亲自掌控归档过程，这也是许多组织仍选择本地存储数据的主要原因。
技术领导者倡导本地设备的主要原因在于，他们完全控制归档过程，更重要的是控制归档中的数据。许多IT经理、合规官员和CIO深知，无论托管解决方案提供商的名气多大，他们都无法像公司自己那样妥善处理数据。
使用本地部署解决方案，您可完全控制、管理并负责定义归档内容、存储位置以及如何启用或限制对归档数据的访问。但请记住，高度控制也需要高度的经验和运营成熟度，即使是设计最佳的系统也需要一定的管理时间和本地系统管理知识。
在安全性和信任感方面，技术领导者深知，没有人会像您自己那样不遗余力地保护敏感数据。对所有重视安全的组织而言，将关键信息存储在公共云中很少能达到他们认为合适的安全级别。
搜索能力与功能集
本地部署归档解决方案市场已趋成熟，因为归档解决方案的历史几乎与电子邮件服务器产品一样悠久。随着电子邮件渗透到高度监管行业，客户需要强大的企业级解决方案，这意味着主流归档供应商有多年时间构建、设计和完善其功能集。
若说电子邮件归档中有一种软件功能必须出色，那就是搜索。如果配置得当且软件支持，与云解决方案相比，本地部署解决方案在大型数据库上的搜索性能可能更好。本地部署归档的另一个常见优势是功能通常比托管系统更强大，它们可以摄取和管理更多类型的数据，并提供与后端系统的更紧密集成。许多归档供应商还提供自定义功能。换言之，如果您需要归档电子邮件以外的内容（社交媒体、移动通话和短信、SharePoint等），可能需要本地部署解决方案。
可见性
数据的物理位置仍是困扰公共云技术早期采用者的问题。当敏感的业务关键数据迁移到云端时，很难确定数据实际存储位置。幸运的是，基于亚马逊数据服务构建的现代解决方案可提供适当的数据隔离和扩展，这对电子邮件归档所需的安全性和速度至关重要。此外，最新的基于云的解决方案现在能够响应某些组织在企业数据存储地理区域方面的要求，但这仍无法超越本地系统带来的安全感和安心感。
云的固有缺陷
尽管云技术已显著提升，但当今大多数云解决方案仍存在一些问题。首先，提取所有现有电子邮件并迁移到云解决方案进行搜索处理非常困难；其次，搜索本身通常缓慢且繁琐，老旧的用户界面和过时的技术使其成为耗时费力的过程，用户通常需要了解大量布尔表达式和技术术语才能使用界面，尤其是在搜索多个邮箱或处理大量数据时。
第三，拥有简单、快速和可靠的数据导出方式至关重要，但很少有解决方案在此方面表现出色。正因如此，许多技术领导者仍倡导本地部署电子邮件归档解决方案，其电子邮件导出通常更可靠。最后，还有支持和故障排除考量：由于云端通常缺乏端到端可见性，内部人员必须与服务提供商合作识别和解决问题。
延迟问题
私有数据中心内和私有广域网连接的延迟易于控制，而利用互联网访问云资源时，延迟可能成为主要问题。如果数据访问需要低且可预测的延迟时间，当您控制端到端网络时，通常更容易管理和分发此类数据。
总拥有成本
高质量归档设备包含企业级硬件和特殊数据保护功能，可能成本较高。使用硬件解决方案，公司需要预先购买整个本地部署归档系统，这与云解决方案不同，使归档成为资本支出。本地部署系统还需要硬件维护和每四到五年更换一次硬件，以确保最佳性能。值得注意的是，有些归档公司提供出色的支持和维护计划，包括免费硬件更新计划。
相反，云解决方案按邮箱销售，初始成本较低，伴有月度或年度费用，属于运营支出。然而，很少有基于云的解决方案能镜像归档设备中常见的功能集，其按邮箱的成本结构可能具有误导性，且总是包含难以预测的隐性成本。
综合上述所有因素，以及更明显的成本（如云的月度订阅费或本地部署的一次性硬件成本），组织可以预测并决定哪种方法在未来几年对业务成本影响最大。
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结论 |
尽管随着安全性提升，云电子邮件归档的重要性与日俱增，但大量技术领导者仍钟情于本地部署解决方案。最重要的启示是，云与本地部署解决方案的选择不应仅基于成本。为决定电子邮件归档选择托管还是设备解决方案，组织需要了解其特定业务需求，以及每种解决方案如何满足这些需求。
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