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IT部门面临的挑战：引言 |
当今IT部门的职能早已从修复系统故障和计算机维护演变为塑造企业运营和战略。IT领域已成为重要的业务支柱，承担着从技术修复到法规遵从的日益增长的责任。
就此而言，大多数技术研究人员和专业人士认为，各行业的IT部门都在经历巨大的转型过程——这是提高公司效率、数据安全并最终提升整体业务绩效的必要过程。
这对首席信息官提出重大挑战，需要调整IT部门管理方法并整合资源以推动预期转型。
以下是公认的关键挑战：
网络威胁防护
所有行业都有一个共同点——网络安全是他们的首要任务。随着对数据安全和隐私的日益关注，IT部门必须在保障数据安全的前提下管理和加强安全标准与流程。
数据管理
数字共享和交换的数据量持续增长。IT部门负责管理整个团队的数据，并确保共享信息始终受到保护。
数据分类
在大数据时代，数据分类和优化的电子取证流程至关重要，尤其是在可能让公司损失资金和声誉的法律纠纷中。
法规遵从
随着数字数据重要性提升，企业需要遵守诸多法律法规。不同行业需要满足不同的法律标准和内部政策（主要涉及电子邮件通信）。IT部门必须根据公司所在行业跟踪这些变化。
成本优化
在庞大系统中，IT部门成员需要响应所有员工和整个系统的技术及运营需求。为此他们常需增聘人员或采用外部软件解决方案，这会影响公司预算。
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CIO在IT部门中的角色 |
面对上述挑战，CIO需要找到方法来 创新 复杂业务结构、 协同 其他部门、 强化 系统安全、 平衡 预算并寻找成本节约空间，同时在过程中持续 激励 IT团队。
在大型IT部门中，CIO需建立基于专业技能的完善管理架构，无论行业类型都能成为公司支柱。他们还需在不影响数据安全性和可用性的前提下，建立不同部门间的高效联系。而对于中小型企业，CIO面临预算不足的挑战，难以使用昂贵软件或聘用大量技术专家。
“ CIO有绝佳机会带领企业利用数字技术的信息流。通过扮演这一角色，他们能更好地优化业务流程和绩效的决策。 ” —— Gartner研究副总裁Kristian Streenstrup
此外，由于日常需执行广泛服务，IT团队及其CIO很难专注于长期战略转型。CIO需要管理太多人员和部门，IT成员常使用过多外部方案解决内部问题。这些都拖慢IT部门工作流程，亟需能统一应对挑战的集成化IT系统。
因此，为提高IT部门绩效，需 明确界定 IT 职责 及CIO对其他部门的责任， 聚焦数字数据管理优化 ，并 引入单一可靠方案 处理电子邮件通信的各个方面。在此背景下，邮件存储、保护和优化始终是IT管理者的关注重点——而收发邮件数量仍在持续增长。
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邮件归档如何提供帮助 |
为有效存储、管理、维护、保护和必要时检索数据，IT部门需要 摒弃传统数据管理方式 。使用磁带、磁盘或重复数据删除设备等传统方法备份公司数据已不再适用。这些技术在保护公司知识产权的短期安全方面仍有价值，但无法作为长期数据保护和保存策略。
面对员工收件箱和公司服务器中堆积如山的海量数据，IT部门常在与数据激增的赛跑中败下阵来。
这正是邮件归档的价值所在——不仅提供必要 信息备份 ，还对所有数据和元数据进行 索引 并提供更长期的 异地保护 。它将数据存储为 只读格式 防止篡改，同时让授权用户（公司管理者和员工）能 轻松检索 和处理。
“全球电子邮件用户达25.86亿，涵盖企业和个人用户。” —— Radicati集团
邮件归档解决方案的突出优势是通过 智能邮件去重 和 垃圾邮件删除 集中管理数据，减轻服务器压力。 优化数据处理量 的同时 提升电子取证效率 。
通过这个简单工具，IT部门可提升生产力：所有员工都能优化数据管理和分类，无需复杂昂贵软件或IT专家持续监控。邮件归档直接影响数据存储维护成本优化和IT人员效率。该过程还帮助CIO通过发现海量非结构化数据中的模式和趋势来提升商业智能。
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邮件归档如何应对IT部门挑战？ |
前文已列出IT部门主要挑战，本节将解析邮件归档如何战略性地应对这些挑战。
网络威胁防护
通过邮件优化索引、垃圾邮件过滤及自定义黑白名单，邮件归档帮助IT部门有效防御知识产权盗窃和网络钓鱼、勒索软件等攻击。
数据管理
邮件归档作为内部工具，安全压缩、删除和去重员工收件箱邮件，显著降低服务器存储数据量，防止系统崩溃和存储空间不足。突发技术问题时，归档数据可安全快速恢复，降低数据丢失风险并减少恢复时间。
数据分类
通过自定义索引和集中式邮件服务器管理，邮件归档提升搜索能力并确保电子取证效率。所有归档邮件按公司需求分类索引，实现快速检索并节省时间。显著优势在于所有员工均可自主操作，减轻IT人员负担。
“现代反垃圾邮件过滤器拦截99.99%的垃圾邮件。垃圾邮件仍是庞大产业，全球每日发送约4000亿封垃圾邮件，占电子邮件流量的86%。” —— 思科系统数字威胁研究部门Talos
法规遵从
这可能是采用邮件归档方案最重要的理由。处理合规事务耗费IT部门大量时间，使其难以专注于战略技术工作。根据《联邦民事诉讼规则》，涉诉机构必须能及时定位、检索和响应数据请求。邮件归档功能让IT部门和员工能搜索敏感邮件并防止其删除，及时满足法律要求。
成本优化
将数据管理责任从IT人员转移至终端用户可节省大量时间和资金。IT员工从备份磁带恢复丢失文件平均需要30分钟，而有效邮件归档系统下，终端用户仅需5分钟即可自助获取信息。
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结论 |
根据Forbes Insights与日立对全球573名高管的调查，数字化转型高居企业战略议程首位。
随着商务通信中数字数据量的持续增长及其重要性提升，IT部门及其CIO需要进行必要转型以避免影响整体业务表现的风险。总结而言，要实现有效数字化转型，IT部门需要：
- 与其他业务部门互动以制定长期战略
- 优化工作负载及软件与IT人员的时间成本
- 采用邮件归档作为满足法规遵从和集中数据管理保护的重要工具
欲了解归档方案如何提升IT部门效率，欢迎 联系我们 或 预约演示 。
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