当《联邦记录法》修订后，“记录”的定义被拓宽，涵盖了通过各种电子平台发送的信息——电子邮件、社交媒体对话、聊天记录、短信等。在政府机构中，越来越多的工作相关讨论发生在个人移动设备上。因此，短信归档已成为遵守《信息自由法》和州阳光法案的关键环节之一。
您将在此信息图中了解到：
- 获取关于FOIA和手机内容的10个最常见问题的答案，
- 了解各州响应FOIA请求的截止时间明细，以及
- 了解移动通话和短信归档如何帮助您的机构满足FOIA截止时间并改善记录管理。
2014年《联邦记录法》修订后，“记录”的定义变为“所有记录的信息，无论形式或特征如何”。这一新定义涵盖了通过各种电子平台发送的信息，包括电子邮件、社交媒体对话、即时消息、语音邮件、短信和加密通信。
随着移动设备的普及，州政府机构需要寻找可行的方式来满足移动归档要求。在政府机构中，越来越多的工作讨论发生在个人移动设备上——市政官员用个人手机给同事发短信而非写邮件的情况十分常见。
尽管自带设备（BYOD）文化在提高员工生产力和协作效率方面卓有成效，但它使公共机构面临违反公开记录法的风险，并可能暴露于导致关键政府信息泄露的安全威胁中。
政府短信归档是遵守多项法律的关键环节，包括《信息自由法》和州阳光法案。使用手机与同事或其他人沟通的公职人员需要能够捕获、保存并在有请求时提供这些记录。所有来自BYOD设备或公司发放设备的通信记录都必须妥善归档，并可根据《信息自由法》供查阅。
公共机构为何需要归档移动通话和短信？
– 提高政府透明度
– 降低因FOIA诉讼产生高额费用的风险
– 减少关键政府信息泄露的可能性
– 避免公众不满
10个快速了解的FOIA事实
FOIA的历史有多久？
《信息自由法》由国会于1966年通过，允许所有人向联邦机构及其下属部门请求获取记录。
移动设备何时纳入FOIA范畴？
2011年，德克萨斯州成为首个将与业务相关的手机短信定性为公共信息并制定其保存指南的州。
哪些机构收到的请求最多？
根据新闻媒体联盟的数据，2018年收到请求最多的机构是：联邦调查局、国务院、国家安全局、中央情报局和海关与边境保护局。
哪些机构被起诉最多？
2018年因FOIA被起诉最多的机构名单中，位居前列的是司法部、国土安全部、内政部和国务院。
2018年FOIA诉讼量创历史新高
2018年针对政府机构的FOIA诉讼达860起。此外，等待判决的FOIA诉讼积压量增至1,204起，创历史最高纪录。
不要依赖运营商
大多数主要移动运营商根本不归档手机短信，而威瑞森仅保留3-5天。
响应时间
尽管法律规定所有联邦机构需在20个工作日内响应FOIA请求，但平均耗时达170天。响应时间最短的州是佛蒙特州，仅为2天。
各州公开记录请求截止时间：
2天
佛蒙特州
3天
阿肯色州、佐治亚州、爱达荷州、堪萨斯州、肯塔基州、路易斯安那州、密苏里州
4天
康涅狄格州、内布拉斯加州
5天
伊利诺伊州、缅因州、内华达州、新罕布什尔州、纽约州、宾夕法尼亚州、弗吉尼亚州、西弗吉尼亚州
7天
印第安纳州、密西西比州、新泽西州、田纳西州
10天
阿拉斯加州、加利福尼亚州、夏威夷州、马萨诸塞州、罗德岛州、德克萨斯州、犹他州
15天
特拉华州、新墨西哥州、南卡罗来纳州、南达科他州
20天
爱荷华州
30天
马里兰州
即时
亚利桑那州、科罗拉多州、佛罗里达州、密歇根州、明尼苏达州、俄亥俄州、俄克拉荷马州、俄勒冈州、华盛顿州、威斯康星州
无限制
阿拉巴马州、蒙大拿州、北卡罗来纳州、北达科他州、怀俄明州
缺乏BYOD留存政策仍是问题
尽管公共部门在推进BYOD adoption方面做出了努力，仍有相当数量的机构在管理工作场所的BYOD设备时面临困难——66%的公共机构允许员工使用个人设备处理公务，但仅35%的机构留存短信。
忽视请求的代价
TeleMessage称，联邦机构在2017年仅为辩护其拒绝提供公共记录的决定就花费了4060万美元的法律费用，这一趋势令人不安。
记录的定义将持续演变
全国自由信息委员会（NFOIC）的查尔斯·戴维斯在谈及某案件时表示：“如果每次新技术出现时我们都争论它不属于公共记录，那么我们对公共记录的定义就过于狭隘了……我们必须拥抱未来。”
为何短信未被捕获？
– 预算不足
– 法规不明确
– 现有技术过于复杂
公共机构可通过实施全面且可定制的归档解决方案，提高电子记录管理效率。如今，使用单一技术即可归档电子邮件、社交媒体、短信、通话和即时消息。
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